[Acteurs culturels] Comment effectuer le suivi de remboursements de vos offres à destination des groupes scolaires ?

 👉Cet article vous explique comment assurer votre gestion comptable et le fonctionnement des remboursements dans le cadre de la part collective du pass Culture.

🔎 En parallèle, n'hésitez pas à consulter l'article suivant : Quel est le cycle de vie de votre offre collective, de sa création à son remboursement ?

Répartition du budget alloué aux établissements

💡 La part collective du pass Culture a pour vocation de simplifier la construction de parcours d’Éducation artistique et culturelle (EAC). Les professeurs et correspondants EAC des établissements scolaires du second degré, publics et privés sous contrat, peuvent effectuer des pré-réservations à travers ADAGE, une application interne au ministère de l’Éducation nationale. 

💰Chaque établissement scolaire bénéficie d’un budget global, calculé sur la base du nombre d’élèves éligibles.

🔎 Si cette enveloppe se destine en principe à l'ensemble des élèves, les chefs d'établissement gardent toutefois la maîtrise totale de l'utilisation et la répartition de ce budget pass Culture dans leurs différents projets EAC. En effet, il s'agit d'une enveloppe "souple". Aussi, le montant d'une offre peut tout à fait dépasser le montant par élève et peut être pris sur la part d'autres élèves, même si une utilisation égalitaire de l'enveloppe est fortement recommandée. 
 

Renseigner vos informations bancaires

💡 Pour effectuer le dépôt de vos informations bancaires à l'échelle d'une ou plusieurs structures, nous vous invitons à consulter cet article dédié : Comment ajouter un compte bancaire sur demarche.numerique.gouv.fr ?

Délais de remboursement

👉La SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois. Ces délais courants peuvent toutefois exceptionnellement être dépassés. 

Les réservations d'offres collectives se valident automatiquement 48h à 72h après leur date de réalisation. Ainsi, si votre événement a eu lieu le 14 du mois, la réservation de votre offre collective est validée automatiquement le 17 et passera donc dans le virement correspondant à la seconde quinzaine du mois.

🔎 Vous trouverez dans l'article suivant le calendrier prévisionnel des remboursements : Quand votre prochain virement sera-t-il effectué ?

Suivre vos remboursements

💡Pour accéder à l'onglet "Gestion financière", rendez-vous dans votre Espace administration, accessible en haut à droite de la page d'accueil de votre compte pass Culture. Depuis cet onglet, vous avez accès à quatre rubriques distinctes : 
 

🚩 Pour rappel : 

• Le justificatif est le document comptable détaillant les sommes dues et généré automatiquement à chaque quinzaine de mois. 

• Le virement est l'opération bancaire permettant de déclencher le remboursement. Un virement peut regrouper plusieurs justificatifs (ex : justificatif de remboursement + note de débit en cas de trop-perçu). 

• Les virements et justificatifs n'interviennent pas au même moment ; le justificatif étant toujours émis en amont du virement. 

• La date effective de versement figure à chaque ligne de virement mais n'apparaît jamais sur le justificatif de remboursement, dont la date d’émission est indépendante.

La rubrique "Virements" 

📢 Cette rubrique vous permet d'identifier en un coup d'œil les dates de vos différents virements, en plus de vous permettre de télécharger vos documents justificatifs.  

Téléchargement des documents

💡 Depuis la section "Virements" de l'onglet "Gestion financière" de votre Espace administration, vous pouvez télécharger deux documents vous permettant d'effectuer le suivi de vos remboursements : 

1. Justificatif comptable : document PDF justifiant de la somme versée (TTC) ; filtré par compte bancaire et correspondant aux réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. 
   🏫 Si plusieurs structures sont associées à un même compte bancaire, le document indique également une ligne comptable justifiant de la somme versée par structure.
    

2. Détail des réservations remboursées : document .CSV détaillant les réservations remboursées par offres ; filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
    

👉 Deux options vous permettent de télécharger vos justificatifs et détails de remboursement : 

• Pour télécharger un justificatif et/ou détail de remboursements en particulier : cliquez sur la mention "Voir plus" à droite du virement concerné, puis sur le bouton "Télécharger", et enfin sélectionnez le document souhaité. 
  
  
   

• Pour télécharger plusieurs justificatifs et détails de remboursement : cochez les cases à gauche des remboursements concernés et cliquez sur les boutons "Télécharger les remboursements" ou "Télécharger le justificatif", situés en bas de l'écran.

💡 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les informations indiquées à l'échelle de vos justificatif et détails de remboursement, nous vous invitons à consulter cet article de FAQ : A quoi ressemblent vos justificatifs et détails de remboursement ?
 

Filtres et statuts de virement

🔎 Vous avez la possibilité d'appliquer différents filtres afin de faire apparaître les documents comptables souhaités : 

• Filtre par numéro de virement : chaque virement émis est associé à un numéro accompagné de la mention "VIR" (ex : VIR200). Ces numéros étant les mêmes pour l'ensemble de nos partenaires, il peut arriver par exemple que vous passiez du VIR200 au VIR202 si aucune de vos réservations n'a été validée au cours de la période correspondant au VIR201. 
   

• Filtre par compte bancaire : si votre entité juridique comprend plusieurs structures associées à différents RIB, vous avez la possibilité d'ajouter autant de comptes bancaires que souhaités depuis la section "Informations bancaires". 
   

• Filtre par dates : par défaut, seuls les virements ayant été effectués au cours des 30 derniers jours s'affichent. Nous vous recommandons ainsi d'élargir les dates de début et de fin pour visualiser l'ensemble des virements reçus. 

👉 Chaque virement est associé à un statut spécifique : 
 

📢 Si aucun virement n'apparaît sur votre espace, nous vous invitons à consulter cet article de FAQ : Comment vérifier que votre Espace partenaire est bien paramétré pour percevoir des remboursements ?
 

La rubrique "Justificatifs" 

🤝 Complémentaire de la rubrique "Virements", elle vous permet de télécharger les justificatifs et détails de remboursement en amont de la date effective de virement.
 

Téléchargement des documents

👉 Depuis cette rubrique, deux options vous permettent de télécharger vos justificatifs et détails de remboursement : 

• Pour télécharger un justificatif et/ou détail de remboursements en particulier : cliquez sur le bouton "Télécharger" et sélectionnez le document souhaité. 
   

• Pour télécharger plusieurs justificatifs et détails de remboursement : cochez les cases à gauche des remboursements concernés et cliquez sur les boutons "Télécharger les remboursements" ou "Télécharger le justificatif", situés en bas de l'écran.

Filtres et statuts de justificatifs

🔎 Vous avez la possibilité d'appliquer différents filtres afin de faire apparaître les documents comptables souhaités : 

• Filtre par type de justificatif : il vous permet de ne voir que les remboursements "classiques" ou, au contraire, les notes de débit liées à des incidents comptables (trop-perçus). 
   

• Filtre par dates : par défaut, seuls les justificatifs ayant été émis au cours des 30 derniers jours s'affichent. Nous vous recommandons ainsi d'élargir les dates de début et de fin pour visualiser tous les documents justificatifs souhaités. 

👉 Chaque justificatif est associé à un statut spécifique : 
 

🔎 Pour plus d'informations sur la gestion des trop-perçus, vous pouvez consulter cet article de FAQ : Comment gérer un trop-perçu ?

👉 Parallèlement aux statuts des virements et justificatifs, vous pouvez également vous référer à ces deux statuts de réservation :

• Remboursement à venir : le virement n'a pas encore été déclenché. 

• Remboursée : le virement a bien été émis. 

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