[Acteurs culturels] Comment effectuer le suivi de remboursements de vos offres à destination des groupes scolaires ?

 👉Cet article vous explique comment assurer votre gestion comptable et le fonctionnement des remboursements dans le cadre de la part collective du pass Culture.

🔎 En parallèle, n'hésitez pas à consulter l'article suivant : Quel est le cycle de vie de votre offre collective, de sa création à son remboursement ?

Répartition du budget alloué aux établissements

💡 La part collective du pass Culture a pour vocation de simplifier la construction de parcours d’Éducation artistique et culturelle (EAC). Les professeurs et correspondants EAC des établissements scolaires du second degré, publics et privés sous contrat, peuvent effectuer des pré-réservations à travers ADAGE, une application interne au ministère de l’Éducation Nationale de la Jeunesse et des Sports. 

💰 Chaque établissement scolaire bénéficie d’un montant global, calculé sur la base du nombre d’élèves éligibles.

🚩 Si cette enveloppe se destine en principe à l'ensemble des élèves, les chefs d'établissement gardent toutefois la maîtrise totale de l'utilisation et la répartition de ce budget pass Culture dans leurs différents projets EAC. En effet, il s'agit d'une enveloppe "souple". Aussi, le montant d'une offre peut tout à fait dépasser le montant par élève et peut être pris sur la part d'autres élèves, même si une utilisation égalitaire de l'enveloppe est fortement recommandée. 
 

Renseigner vos informations bancaires

💡 Pour effectuer le dépôt de vos informations bancaires à l'échelle d'une ou plusieurs structures, nous vous invitons à consulter cet article dédié : Comment ajouter un compte bancaire sur demarche.numerique.gouv.fr ?

Suivre le remboursement de vos réservations

💡 Pour accéder à vos informations bancaires, rendez-vous dans votre Espace administration, sous-section Gestion financière, accessible depuis votre espace partenaire à côté de votre Profil. 

👉 Depuis cet onglet, vous avez accès à trois rubriques qui vous permettent de déposer un compte bancaire et consulter la liste et le détail de vos remboursements : 

• "Justificatifs" : qui vous permet de télécharger vos justificatifs généraux par compte(s) bancaire(s) enregistré(s) ainsi que de générer le détail de vos remboursements. 

• "Informations bancaires" : qui vous permet d'ajouter ou modifier des comptes bancaires, et les associer à vos structures.

• "Chiffre d'affaires" : qui vous permet de filtrer par année les recettes réalisées avec le pass Culture.

Calendrier de remboursement 

👉Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines, rétroactivement suite à la réalisation d'une offre collective. Le pass Culture fonctionne en virement par quinzaine, en prenant en compte non pas la date de l'événement mais la date automatique de validation des réservations de vos offres collectives, qui se fait 72h après la date de fin de l'événement (heure de Paris).

Aussi, sont remboursées en une fois toutes les réservations validées automatiquement lors de la première quinzaine du mois puis lors d'un second virement, toutes celles validées automatiquement lors de la deuxième quinzaine du mois.

💡Par exemple, si votre événement a eu lieu le 14 du mois, la réservation de votre offre collective est  validée automatiquement le 17 (deuxième quinzaine du mois) et passera donc dans le virement envoyé en début de mois suivant.

🔎 Vous trouverez dans l'article suivant le calendrier prévisionnel des remboursements : Quand votre prochain virement sera-t-il effectué ?
 

Télécharger vos justificatifs et détails de remboursement

👉 Depuis la section "Justificatifs" de l'onglet "Gestion financière" de votre Espace Administration, vous pouvez accéder à deux documents qui vous permettront d'effectuer le suivi de vos remboursements : 

• Justificatif comptable : document PDF justifiant de la somme versée filtré par numéro de virement, compte bancaire et période. 
  💡 Si plusieurs structures ont été associées à un même compte bancaire, le document indique également une ligne comptable justifiant de la somme versée par structure.
   

• Détail des réservations remboursées : document csv détaillant les réservations remboursées par offres ; filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
  
  

🔎 Depuis cette même section, vous pouvez appliquer différents filtres afin de faire apparaître les documents comptables souhaités.

👉 Filtrer les justificatifs par compte bancaire :

• Vous pouvez déposer autant de comptes bancaires que souhaités sur votre espace professionnel : aussi, si vous avez plusieurs comptes bancaires validés, vous pouvez sélectionner le compte bancaire souhaité.

👉 Filtrer les justificatifs par période : 

• Il est possible de filtrer vos justificatifs par période afin de visualiser des remboursements sur des dates plus précises. Le filtre "Période" affiche les justificatifs et détails générés entre deux dates incluses.

• Si vous ne sélectionnez pas de période, la date par défaut correspond aux 30 derniers jours. La seconde date de période étant celle du jour.

👉 Une fois ces filtres appliqués, des lignes apparaitront avec : 

• La date du remboursement, le compte bancaire concerné, le numéro de virement et le montant remboursé
• Le justificatif en format PDF à télécharger
• Le détail des remboursements en csv à télécharger 
   

👉 Pour télécharger vos justificatifs et détails de remboursement, vous pouvez : 

• Cliquer sur les trois petits points à droite du remboursement concerné, puis sélectionner "Télécharger le justificatif comptable/détail des réservations".
  
  
   
• Ou cocher la case à gauche du remboursement concerné, puis sélectionner "Télécharger les justificatifs /détails".
  
  

À quoi ressemble un justificatif comptable ?

💡 On retrouve dans le justificatif de remboursement :

• Le numéro de relevé du justificatif (un nouveau numéro apparaît à chaque nouveau justificatif) ;
• La date d'émission du virement ;
• Le nom de la structure juridique ;
• Le nom du compte bancaire et l'IBAN associé. 

👉 Un premier tableau divisé par type de barème de remboursement :

• Barème général ; 
• Barème livre ;
• Barème non remboursé (les réservations qui ne sont pas éligibles aux remboursements).

🔎 Au sein de chaque barème, on peut retrouver :

• Le “Taux de remboursement (%)” : 100%, 95%, 0%, etc.

• Le “Montant des réservations validées (TTC)” est le montant des réservations concernées sur cette période pour ce taux de remboursement au sein de ce barème.

• Le “Taux de contribution offreur (%)” indique le pourcentage de remboursement appliqué par réservation.

• Le “Montant de la contribution offreur (TTC)” = Taux de contribution offreur appliqué au montant des réservations validées.

• Le “Montant remboursé (TTC)” correspond au montant des réservations validées (TTC) auquel est soustrait le montant de la contribution offreur (TTC).
   

👉 Un deuxième tableau présente les règlements effectués correspondant au montant remboursé et comprend : 

• Le mode de règlement : on y affiche le mode (virement) + numéro d’IBAN ;
• Le n° de virement : il correspond au numéro du virement appliqué par le pass Culture, par quinzaine ;
• La date : date du règlement ;
• Montant réglé : montant total remboursé sur le compte bancaire
• Destinataire : nom du compte bancaire.
   

👉 Une troisième partie avec le montant des remboursements par structure rattachée au compte bancaire et détail de la part individuelle et collective. Cette rubrique vous permet de filtrer et d’afficher les remboursements d'une structure en particulier. Le nom affiché correspond au champ "Nom public" quand il est renseigné, sinon à la "Raison sociale".

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