[Acteurs Culturels] Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ? – pass Culture

💡 Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation sur ADAGE par un établissement scolaire, jusqu'à son remboursement. Pour obtenir de plus amples informations sur le pass Culture à destination des groupes scolaires nous vous invitons à découvrir :

Le Vadémécum de la part collective, qui est disponible ici
La collection d’articles sur les offres collectives, mise à disposition des acteurs culturels

Etape 1 : Création de mon offre

👉 vérifier l'éligibilité de ma structure et de mon offre

Avant toute création d'offre sur le pass Culture, nous vous invitons à consulter cet article : Ma structure et mes offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?

👉 créer une offre collective pass Culture

Si vous répondez aux critères d'éligibilité, vous pourrez ensuite proposer une offre collective via le pass Culture, en suivant les différentes étapes et possibilités indiquées dans cet article : Comment p oster une offre à destination d'un groupe scolaire ?

Pour rappel une offre collective pré-réservable correspond à une heure, une date et un prix forfaitaire (et non unitaire). Pour proposer plusieurs heures, dates ou prix différents, il vous faudra créer plusieurs offres ; le pass Culture collectif fonctionnant par offre monodatée.

🔎 Pour faciliter la duplication de vos offres, nous vous invitons dans un premier temps à publier une offre vitrine, qui pourra ensuite être adaptée à chaque établissement scolaire. Voici la marche à suivre : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?

Une fois votre offre créée avec une date et un prix sur le pass Culture, celle-ci devient automatiquement visible sur la plateforme ADAGE à destination des établissements scolaires et pré-réservable. Vous trouverez plus d'information à ce sujet dans l'article de FAQ : Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives depuis ADAGE ?

⚠️ Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement.

Etape 2 : Pré-réservation de mon offre puis validation par le chef d'établissement sur ADAGE

👉 pré-réservation par un enseignant sur ADAGE

Lorsqu'un enseignant est intéressé par une offre, il effectue dans un premier temps une pré-réservation sur ADAGE, qui n’est pas engageante. Cette pré-réservation permet uniquement que cette offre ne soit plus disponible à la pré-réservation pour d'autres enseignants ou chefs d’établissement
Tant que cette offre est uniquement pré-réservée par l'établissement scolaire, vous avez encore la possibilité de modifier les informations liées à celle-ci
Il faut impérativement qu'une offre collective pré-réservée par l'enseignant soit ensuite validée par le chef d'établissement. Dans le cas contraire, la réservation ne sera pas prise en compte et aucun remboursement ne pourra être effectué

👉 validation obligatoire de cette pré-réservation par le chef d'établissement

En effet, seule la validation de la pré-réservation par le chef d'établissement est engageante et permet à cette réservation d'être effective pour que l'évènement puisse avoir lieu
La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà pré-réservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseigné en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture lors de la création de votre offre. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation, car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement

💡 Sachez que l'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre. Ex: Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre sera réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59

En revanche, si la date limite de réservation est fixée le jour de l'événement, la réservation ne pourra évidemment se faire que jusqu'à l'heure de l'événement, et non après ce dernier.

🚩 À chaque pré-réservation et réservation, vous recevez un email de confirmation si vous avez demandé à être notifié lors de la création de votre offre. Vous pouvez ainsi suivre l’ensemble de ces pré-réservations et réservations.

⚠️ Nous vous invitons à être très vigilants sur ce procédé de pré-réservation puis validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

👉 les différents cas d'annulation d'une pré-réservation ou d'une réservation validée

Une pré-réservation/réservation validée est annulable jusqu'à 15 jours avant l'événement par l'établissement scolaire depuis ADAGE
Une pré-réservation/réservation validée est annulable à tout moment par vous en tant qu'acteur culturel
Vous avez 48h pour annuler une réservation validée post-événement, en cas de non réalisation de celui-ci. Voici la marche à suivre : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
Annulation automatique : Si vous avez une pré-réservation en cours et que la date limite de confirmation par le chef d'établissement est dépassée, alors la pré-réservation sera automatiquement annulée et l'évènement ne pourra pas avoir lieu

Etape 3 : Suivre le statut de mes offres et de mes réservations

👉 les différents statuts de suivi de mes offres dans l'onglet "Offre"

publiée : votre offre est visible et réservable sur ADAGE
désactivée : votre offre n'est pas visible sur ADAGE, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
épuisée : votre offre a déjà été réservée et n'est donc plus disponible à la réservation ni visible sur ADAGE
expirée : la date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée. Ce statut n'affecte pas votre réservation, qui reste active si vous en avez une.

👉 les différents statuts de suivi de mes réservations dans l'onglet "Réservations"

pré-réservé : le rédacteur de projet est intéressé par cette offre et attend la validation de son chef d'établissement
réservé : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas au statut "réservé" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
confirmé : lorsque la date limite de réservation de l'évènement a été dépassée, ou par défaut, à la date de l'évènement lorsqu'aucune date limite n'a été indiquée. Les chefs d'établissement ne peuvent alors plus annuler leur réservation
validé : 48H post événement, la réservation passe automatiquement en statut "validé" et vous serez remboursé lors du prochain virement pass Culture
annulé : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n'a pas été confirmée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre

⚠️ Attention, si vous voyez que quelques jours avant la date de limite de réservation le chef d'établissement n'a toujours pas validé la réservation, il vous faudra contacter en urgence l'établissement scolaire pour demander la validation. En effet, si l'offre est au statut pré-réservée, celle-ci sera automatiquement annulée et vous ne serez pas remboursé, même si l'évènement a bien lieu.

💡 Si vous souhaitez effectuer en détails le suivi des statuts de vos offres et de vos réservations, nous vous invitons à consulter l'article correspondant de notre FAQ : Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations

Etape 4 : Suivre mes remboursements

Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre pré-réservée puis validée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48H après, aucune action n'est requise de votre part.
Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si un ou plusieurs membres du groupe ne peuvent finalement pas participer à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, quelque en soit la raison). Pour éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans l'offre d'origine, et ce malgré d'éventuelles absences.
Les remboursements s'effectuent approximativement toutes les deux à trois semaines suite à la réalisation de votre évènement et vous pouvez suivre ce calendrier sur la FAQ du pass Culture. L'onglet "Remboursements" du portail pro est mis à jour à chaque paiement lancé, soit une fois par quinzaine environ. Vous pourrez appliquer plusieurs filtres et télécharger ces informations au format Excel pour votre suivi comptabilité.
Si vous souhaitez connaître en détails les modalités de remboursement d'une offre à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article correspondant de notre FAQ : Comment déterminer les modalités de remboursement de mes offres à destination d'un groupe scolaire ?