[Acteurs Culturels] Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ? – pass Culture

💡 Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation sur ADAGE par un établissement scolaire, jusqu'à son remboursement. Pour obtenir de plus amples informations sur le pass Culture à destination des groupes scolaires nous vous invitons à découvrir :

Le Vadémécum de la part collective, qui est disponible ici
La collection d’articles sur les offres collectives, mise à disposition des acteurs culturels

Etape 1 : Création de mon offre

👉 vérifier l'éligibilité de ma structure et de mon offre

Avant toute création d'offre sur le pass Culture, nous vous invitons à consulter cet article : Ma structure et mes offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?

👉 créer une offre collective pass Culture

Si vous répondez aux critères d'éligibilité, vous pourrez ensuite proposer une offre collective via le pass Culture, en suivant les différentes étapes et possibilités indiquées dans cet article : Comment p oster une offre à destination d'un groupe scolaire ?

Pour rappel une offre collective préréservable correspond à une date, un horaire et un prix forfaitaire (et non unitaire). Pour proposer dates ou tarifs différents, il vous faudra créer plusieurs offres ; le pass Culture collectif fonctionnant par offre mono-datée.

🔎 Pour faciliter la duplication de vos offres, nous vous invitons dans un premier temps à publier une offre vitrine, qui pourra ensuite être adaptée à chaque établissement scolaire. Voici la marche à suivre : Comment créer une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?

Une fois votre offre créée avec une date et un prix sur le pass Culture, celle-ci devient automatiquement visible sur la plateforme ADAGE à destination des établissements scolaires et préréservable. Vous trouverez plus d'information à ce sujet dans l'article de FAQ : Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives depuis ADAGE ?

⚠️ Les offres collectives doivent être publiées antérieurement à la date de réalisation de l'événement auquel elles se rapportent, et ce au plus tard 72h avant cet événement.

Etape 2 : Préréservation de mon offre puis validation par le chef d'établissement sur ADAGE

👉 préréservation par un enseignant sur ADAGE

Lorsqu'un enseignant est intéressé par une offre, il effectue dans un premier temps une préréservation sur ADAGE, qui n’est pas engageante. Cette préréservation permet uniquement que cette offre ne soit plus disponible à la préréservation pour d'autres enseignants ou chefs d’établissement
Tant que cette offre est uniquement préréservée par l'établissement scolaire, vous avez encore la possibilité de modifier les informations (tarif, quota, horaire...etc.) liées à celle-ci
Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit, dans un second temps, validée par le chef d'établissement. En effet, cette réservation en deux temps est une condition sine cua non pour que la réservation soit prise en compte et qu'un futur remboursement soit effectué

👉 validation obligatoire de cette préréservation par le chef d'établissement

En effet, seule la validation de la préréservation par le chef d'établissement est engageante et permet à cette réservation d'être effective pour que l'évènement puisse avoir lieu
La validation par le chef d'établissement (d'une offre déjà préréservée par un enseignant) peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée en tant qu'acteur culturel sur la plateforme pass Culture lors de la création de votre offre. Nous vous invitons vivement à renseigner une date limite de réservation, car cette dernière est fixée par défaut au jour-J de l'événement

💡 Sachez que l'heure de création de votre offre ne rentre pas en compte dans l'heure limite de réservation d'une offre. Ex: Si vous créez une offre le 8 mars à 11h et que la date limite de réservation fixée est le 10 mars, l'offre sera réservable jusqu'au 10 mars à 23h59:59

En revanche, si la date limite de réservation est fixée le jour de l'événement, la réservation ne pourra évidemment se faire que jusqu'à l'heure de l'événement, et non après ce dernier.

🚩 À chaque préréservation et réservation, vous recevez un email de confirmation si vous avez demandé à être notifié lors de la création de votre offre. Vous pouvez ainsi suivre l’ensemble de ces préréservations et réservations.

⚠️ Nous vous invitons à être très vigilants sur ce procédé de préréservation puis validation et de toujours vous assurer auprès de votre interlocuteur que l'étape de validation par le chef d'établissement a bien été effectuée, en amont de l'événement.

👉 les différents cas d'annulation d'une préréservation ou d'une réservation validée

Une préréservation/réservation validée est annulable jusqu'à 15 jours avant l'événement par l'établissement scolaire depuis ADAGE
Une préréservation/réservation validée est annulable à tout moment par vous en tant qu'acteur culturel
Vous avez la possibilité d'annuler une réservation jusqu'à 48h après l'événement, en cas de non réalisation de celui-ci. Voici la marche à suivre : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
Annulation automatique : Si vous avez une préréservation en cours et que la date limite de validation par le chef d'établissement est dépassée, alors la préréservation sera automatiquement annulée et l'évènement ne pourra pas avoir lieu

Etape 3 : Suivre le statut de mes offres et de mes réservations

👉 les différents statuts de suivi de mes offres collectives dans l'onglet "Offres"

publiée : votre offre est visible et préréservable sur ADAGE
en attente : votre offre est soumise à vérification par notre service Conformité ; cette démarche peut prendre jusqu'à 72h
refusée : votre offre a été refusée par notre service Conformité car elle ne respecte nos CGU
désactivée : votre offre n'est pas visible sur ADAGE, vous pouvez la publier si vous le souhaitez
préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant et n'est donc plus visible et réservable sur ADAGE par d'autres établissements. Elle doit désormais être réservée par le chef d'établissement
réservée : votre offre a été réservée par le chef d'établissement suite à la préréservation de l'enseignant
terminée : votre évènement/intervention a eu lieu, qu'il ait déjà été remboursé ou non
expirée : votre offre n'a pas été réservée et sa date limite de réservation est passée ; elle n'est plus visible sur ADAGE - vous pouvez modifier sa date afin qu'elle soit publiée à nouveau

👉 les différents statuts de suivi de mes réservations dans l'onglet "Réservations"

préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant et doit désormais être réservée par le chef d'établissement
réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas au statut "réservée" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
confirmée : lorsque votre offre a été réservée par le chef d'établissement et que celle-ci n'est plus annulable par l'établissement scolaire (soit 15 jours avant l'événement)
terminée : 48h à 72h après la date de votre événement, ce statut apparaît automatiquement en vue d'un futur remboursement
remboursée : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel
annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une préréservation n'a pas été validée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre

⚠️ Attention, si vous voyez que quelques jours avant la date de limite de réservation le chef d'établissement n'a toujours pas validé la réservation, il vous faudra contacter en urgence l'établissement scolaire pour demander la validation. En effet, si l'offre est au statut préréservée, celle-ci sera automatiquement annulée et vous ne serez pas remboursé, même si l'évènement a bien lieu.

💡 Si vous souhaitez effectuer en détails le suivi des statuts de vos offres et de vos réservations, nous vous invitons à consulter l'article correspondant de notre FAQ : Où voir mes offres à destination d'un groupe scolaire et suivre mes réservations

Etape 4 : Suivre mes remboursements

Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre préréservée puis réservée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48H après, aucune action n'est requise de votre part.
Dans le cadre d'une réservation validée par le chef d'établissement et dont la date limite d’annulation par l’établissement scolaire est dépassée, l'établissement scolaire s'engage à vous rembourser la totalité du montant indiqué sur votre offre même si un ou plusieurs membres du groupe ne peuvent finalement pas participer à votre offre collective (élèves ou professeurs absents, quelque en soit la raison). Pour éviter tout décalage dans votre logiciel de billetterie, nous vous invitons à comptabiliser le nombre exact d'élèves précisé dans l'offre d'origine, et ce malgré d'éventuelles absences.
Les remboursements s'effectuent approximativement toutes les deux à trois semaines suite à la réalisation de votre évènement et vous pouvez suivre ce calendrier sur la FAQ du pass Culture. L'onglet "Remboursements" du portail pro est mis à jour à chaque paiement lancé, soit une fois par quinzaine environ. Vous pourrez appliquer plusieurs filtres et télécharger ces informations au format Excel pour votre suivi comptabilité.
Si vous souhaitez connaître en détails les modalités de remboursement d'une offre à destination d'un groupe scolaire, nous vous invitons à consulter l'article correspondant de notre FAQ : Comment déterminer les modalités de remboursement de mes offres à destination d'un groupe scolaire ?