[Acteurs Culturels] Quel est le cycle de vie de votre offre collective, de sa création à son remboursement ?

👉Avant toute création d'offre collective sur le pass Culture, nous vous invitons à consulter cet article : Votre structure et vos offres sont-elles éligibles pour les groupes scolaires ?

🔎Pour rappel, la part collective du pass Culture s'adresse uniquement aux établissements scolaires du second degré (collèges, lycées et CAP).
 

Publier une offre collective 

👉Si vous répondez aux critères d'éligibilité et que vous bénéficiez du référencement ADAGE, vous avez la possibilité de publier deux types d'offres collectives : 

• L'offre vitrine, visible en continu par l'ensemble des établissements scolaires sur la plateforme ADAGE. Elle n'est pas réservable et vous permet uniquement d'être contacté par les établissements scolaires afin de discuter conjointement des modalités (tarif, date, participants) d'un futur projet ; 
   

• L'offre réservable, visible uniquement par l'établissement scolaire partenaire. Elle constitue un devis pour votre futur projet et est associée à une date ainsi qu'à un tarif forfaitaire. 

➡️ En fonction du type d'offre que vous souhaitez publier, n'hésitez pas à vous appuyer sur les articles suivants :

• Comment publier une offre vitrine à destination des groupes scolaires ?
• Comment publier une offre réservable à destination d'un groupe scolaire ?
   

Visibilité de vos offres sur Adage

👉Le pass Culture Pro et ADAGE sont deux plateformes distinctes mais interconnectées. En tant que partenaire culturel, lorsque vous publiez une offre collective et que celle-ci est au statut "Publiée", elle est alors automatiquement synchronisée et visible sur ADAGE.

➡️Plus d'informations à ce sujet dans l'article suivant : Comment les établissements scolaires réservent-ils vos offres collectives depuis ADAGE ?
 

Étape 2 : Réservation de votre offre sur ADAGE

💡Cette étape ne concerne que les offres collectives réservables. Comme indiqué précédemment, l'offre vitrine permet uniquement aux établissements scolaires de découvrir vos propositions et vous contacter en vue d'un projet et de la création d'une offre réservable. 
➡️ Au besoin : Comment paramétrer les options de contact pour les enseignants dans le cadre d'une offre vitrine ?

Préréservation par un enseignant 

• Lorsqu'un enseignant est intéressé par une offre réservable, il effectue dans un premier temps une préréservation depuis ADAGE, qui n’est pas engageante ; 

• Tant que cette offre est préréservée par l'enseignant, vous avez la possibilité de modifier toutes les informations (tarif, quota, horaire...etc.) liées à celle-ci ;

• Il faut impérativement qu'une offre collective préréservée par l'enseignant soit, dans un second temps, validée par le chef d'établissement. En effet, cette réservation en deux temps est une condition sine qua non pour que la réservation soit prise en compte et vous soit payée.

Validation obligatoire par le chef d'établissement

• Dans un second temps, le chef d'établissement doit confirmer la préréservation de l'enseignant. Cette action est engageante et permet au projet d'avoir lieu et de vous être réglé ; 

• La confirmation par le chef d'établissement peut s'effectuer jusqu'à la date limite de réservation que vous avez renseignée lors de la création de votre offre.

🔎À chaque préréservation et réservation, vous recevez un email de confirmation. En parallèle, vous pouvez effectuer le suivi de vos réservations directement depuis votre espace partenaire : Comment consulter vos offres collectives et suivre vos réservations ?

⚠️ Nous vous invitons  à être très vigilants sur ce procédé de réservation en deux temps qui est impératif pour le déroulement de vos offres collectives réservables.
 

Les différents cas d'annulation de réservation

• Une offre réservée par le chef d'établissement est annulable par l'établissement scolaire jusqu'à 1 mois avant l'événement ;
   
• Une offre (pré)réservée par l'établissement scolaire est annulable à tout moment par vous en tant que partenaire culturel ;
   
• En cas de besoin (annulation, imprévu, absentéisme, problèmes techniques, etc.), vous avez la possibilité d'annuler une réservation jusqu'à 48h après l'événement : Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
   
• Annulation automatique : Si vous avez une préréservation en cours et que la date limite de validation par le chef d'établissement est dépassée, alors la préréservation s'annulera automatiquement.

Étape 3 : Consulter le statut de vos offres et suivre vos réservations

💡 Les statuts et étapes de réservation de vos offres collectives sont consultables directement depuis la page de vos offres. N'hésitez pas à vous référer aux articles suivants : 

• Comprendre les statuts de vos offres collectives

• Comment consulter vos offres collectives et suivre vos réservations ?

Étape 4 : Suivre vos remboursements

💡Contrairement aux offres individuelles, les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans votre guichet. Une fois votre offre préréservée puis réservée par le chef d'établissement et l'événement effectué, la réservation se valide automatiquement 48h après, aucune action n'est requise de votre part.

🔎 Les réservations d'offres collectives ne sont pas soumises au barème de remboursement de la part individuelle. Elles vous sont remboursées à 100%. 

➡️ Pour plus d'informations concernant les modalités de remboursement d'une offre collective réservable, nous vous invitons à consulter cet article : Comment déterminer les modalités de remboursement de vos offres à destination d'un groupe scolaire ?

Articles connexes :

Comment modifier ou annuler une offre collective préréservée/réservée ?
Comment publier une offre collective réservable à destination d'un groupe scolaire ?
Comment déterminer les modalités de remboursement de vos offres à destination d'un groupe scolaire ?

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