đź’ˇ Le pass Culture est un dispositif comprenant deux volets (Ă venir) :
- La part individuelle qui prend la forme d'une application et d'une web application, grâce à laquelle les jeunes âgés de 17 et 18 ans découvrent et réservent des propositions culturelles diversifiées autour de chez eux.
- La part collective qui s'adresse aux classes de la sixième à la terminale part le biais d'ADAGE, plateforme numérique dédiée aux établissements scolaires.
🔎 Cet article vous explique entre autres les conditions d'inscription et d'éligibilité des partenaires culturels (Offreurs) sur le pass Culture, comme indiquées dans nos Conditions Générales d'Utilisation.
Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Un webinaire d'information et d'accueil des partenaires culturels du pass Culture a lieu les jeudis, une fois sur deux, de 14h à 15h30. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés territoriaux et support a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Étape 1 : Inscription et paramétrage de votre espace professionnel
Eligibilité, inscription au pass Culture pro et délais de traitement
💡 Avant toute création de compte, nous vous invitons à vérifier que votre structure et vos offres répondent aux critères d'éligibilité du dispositif :
👉 Pour commencer votre inscription, merci de vous connecter sur ce formulaire. L’inscription sur la plateforme est gratuite et se fait conformément aux règles fixées à l’arrêté du 20 mai 2021 portant application du décret n° 2021-628 du 20 mai 2021 relatif au « pass Culture ».
👉 Le renseignement d'un numéro de SIRET est un prérequis pour l'inscription professionnelle.
La démarche d'inscription est expliquée étape par étape dans cet article : Comment créer un compte professionnel pass Culture ?
👉 Une fois votre compte pass Culture créé, vous devez attendre la validation de votre entité juridique par nos équipes et la vérification de son éligibilité. Cette vérification peut prendre jusqu'à 3 semaines. Cependant, nous vous invitons à prendre dès à présent en main votre espace en créant vos offres à destination du grand public.
Néanmoins, sachez que vos offres ne seront visibles par les jeunes qu’une fois votre structure validée par nos équipes. Les offres collectives, quant à elles, ne peuvent pas être créées avant la validation de votre compte et celle de votre demande de référencement ADAGE (qui n'est pas examinée par les équipes du pass Culture).
Création de votre structure
📢 Une fois le formulaire d'inscription complété, une page liée aux informations administratives de votre structure (SIRET, nom, adresse, activité principale...etc.) est automatiquement créée sur la page d'accueil de votre espace professionnel.
🏛️ Si votre structure reçoit du public (ERP), l'adresse associée sera géolocalisée sur l'application des bénéficiaires (librairie, cinéma, théâtre, etc.).
💡 Si vous disposez de plusieurs structures liées au même SIREN et proposant des activités éligibles au dispositif (collectivités territoriales, magasins de musique, etc), vous pouvez les ajouter directement depuis votre espace professionnel, en cliquant sur le bouton "Ajouter une structure" en page d'accueil.
Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter cet article de FAQ : Comment ajouter de nouvelles structures sur votre espace et les paramétrer ?
Page partenaire
👉 Une page partenaire est une vitrine de votre structure sur l'application pass Culture des bénéficiaires. Elle sert à mettre en avant votre établissement et vos offres.
💡 Tous les utilisateurs de l'application pass Culture peuvent consulter les pages partenaires des structures, quel que soit leur statut (bénéficiaire ou non, connectés ou non). Nous vous invitons vivement à paramétrer les informations associées afin de donner de la visibilité à votre structure.
👉 Voici le format auquel apparaît votre page partenaire sur votre espace professionnel :
👉 Dans le menu latéral de votre espace professionnel, deux onglets vous permettent de gérer les informations relatives à votre page partenaire :
- "Page sur l'application" : cet onglet apparaît seulement si vous disposez d'une structure liée à une page partenaire. Il vous permet de mettre à jour les informations visibles sur l'application pass Culture.
- "Page dans Adage" : cet onglet apparaît seulement si vous bénéficiez du référencement ADAGE qui vous permet de proposer des offres aux établissements scolaires. Il vous permet de mettre à jour les informations visibles sur ADAGE.
🔎 Pour tout savoir sur les pages partenaires, vous pouvez vous référer à cet article : Comment paramétrer votre page partenaire afin d'optimiser sa visibilité ?
Ajout de vos informations bancaires
👉 Le dépôt d'un compte bancaire sur votre espace professionnel s'effectue depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière". Vous avez ainsi la possibilité de déposer plusieurs comptes bancaires à l'échelle de cette section. Pour en savoir davantage sur cette démarche, n'hésitez pas à suivre les indications de cet article : Comment déposer ou modifier vos informations bancaires sur Démarches Simplifiées ?
📢 Comme le stipulent nos CGU : "Pour bénéficier d’un remboursement, l’Offreur devra obligatoirement enregistrer ses coordonnées bancaires via la procédure indiquée, dans les deux (2) mois suivants la mise en ligne d’une Offre."
🔎 Le délai de traitement de votre dossier par nos équipes administratives et financières est de quinze jours environ. Pour toute question concernant le dépôt de votre compte bancaire, merci de contacter notre service dédié à l'adresse suivante : homologation-pro@passculture.app
💡 En outre, sachez que tous les remboursements pass Culture sont rétroactifs : une fois votre dossier d'informations bancaires accepté et rattaché à votre structure, les sommes qui vous sont dues au titre d'offres publiées, validées et réalisées dans le respect de nos CGU vous seront versées dans un délai de deux à trois semaines.
🚩 Pour prendre connaissance de la liste précise de tous les documents dont vous avez besoin sur Démarches Simplifiées, nous vous invitons à consulter cet article qui vous indique les pièces à fournir selon la typologie de votre structure :
Étape 2 : Création de vos offres
💡 Après avoir effectué le paramétrage de votre ou vos structures, vous pouvez ensuite procéder à la création de vos offres.
👉 En fonction des spécificités de votre activité, vous avez la possibilité de créer deux catégories d'offres :
- Les offres individuelles Ă destination du grand public
- Les offres collectives Ă destination des groupes scolaires
Publier vos offres individuelles
🚩 Lors de la création de votre offre, vous devez nécessairement renseigner une catégorie ainsi qu'une sous-catégorie.
Pour savoir à quelle catégorie et sous-catégorie appartiennent vos offres, nous vous invitons à consulter l'article suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?
👉 En ce qui concerne les offres individuelles, il existe trois typologies distinctes :
- les offres de bien physique : Comment publier une offre physique ?
- les offres d'évènement physique : Comment publier une offre d'événement ?
- les offres numériques : Comment publier une offre numérique ?
📚 En tant que Librairie, vous avez la possibilité de créer vos offres de bien physique de façon manuelle (une par une) ou d’importer vos stocks si vous travaillez avec un prestataire de gestion des stocks partenaire du pass Culture. Vous retrouverez dans l'article suivant les différentes manières de procéder :
- Librairies : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
- Librairies : Comment synchroniser vos offres et vos stocks sur votre espace pass Culture ?
🎬 En tant que Cinéma, vous avez la possibilité d'importer vos séances directement depuis le site Allociné ou via des partenaires techniques. Pour ce faire, nous vous invitons à suivre ces indications :
🎠Si vous souhaitez publier vos offres de spectacle, concert, festival, cet article peut vous intéresser :
🔎 Voici les différents statuts pouvant s'appliquer à vos offres :
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Brouillon : votre offre est à l'état de brouillon car sa publication n'est pas achevée. Elle n'est pas visible ni réservable sur l'application pass Culture. Vous pouvez terminer sa publication à tout moment.
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Publiée : votre offre est visible et réservable sur l'application pass Culture.
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En pause : vous avez la possibilité de mettre en pause une offre publiée, afin qu'elle ne soit pas visible temporairement. Vous pouvez la republier à tout moment.
🚩Ce statut apparaît également pour les offres d'événement dont vous avez programmé la publication. Plus d'informations sont disponibles dans cet article : Comment programmer la publication d'une offre d'événement ?
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Epuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles et n'a plus de stock actif. Elle n'est plus visible ni réservable. Ce statut apparaît également lorsque vous supprimez l'intégralité des stocks de votre offre.
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Expirée : La date limite de réservation de votre offre est passée.
🚩Dans le cadre des offres d'événement avec plusieurs dates, ce statut apparaît uniquement lorsque toutes les dates ont une date limite de réservation passée.
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En instruction : votre offre est soumise à vérification par notre service Conformité. Cette démarche peut prendre jusqu'à 72h et votre offre n'est alors ni modifiable sur votre espace pro, ni visible sur l'application. Ce contrôle peut prendre jusqu'à 72h.
-
Non conforme : votre offre ne respecte pas certaines conditions et a été refusée par notre équipe chargée du contrôle de conformité.
Publier vos offres collectives Ă destination des scolaires
📢 Actuellement, seules les structures référencées conjointement auprès des Ministères de l'Éducation Nationale et de la Culture peuvent proposer des offres collectives via le pass Culture.
👉 Avant toute création d'offre, nous vous invitons ainsi à vérifier que votre structure entre dans les critères d'éligibilité en consultant l'article suivant :
📢 Si votre structure n'est pas déjà référencée, nous vous demandons de bien vouloir remplir ce formulaire, afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature.
🚩 Les demandes de référencement ne sont pas traitées directement par le pass Culture. Elles sont soumises à un circuit d’analyse et de validation au sein des ministères qui sont les seuls à même de décider ou non de votre référencement au regard des règles d'éligibilité au dispositif.
📢 Une fois votre structure référencée, vous pouvez créer une ou plusieurs offres collectives en suivant ces indications : Comment publier une offre à destination d'un groupe scolaire ?
Étape 3 : Gestion et suivi de vos réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
💡 Si vous disposez du matériel requis, sachez que vous avez également la possibilité, en tant que librairie, cinéma ou musée, de scanner les QR codes des bénéficiaires lors de leur passage en caisse. Pour se faire, il vous faudra activer une clé API en contactant votre prestataire de caisse.
👉 Offres de bien physique
Lorsque des bénéficiaires effectuent des réservations pour des biens physiques dans votre structure, cela génère un code de contremarque. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour aller chercher sa réservation (10 jours dans le cas d'une offre de livre) et vous présenter sa contremarque en échange du bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
Sans validation d’une contremarque à votre guichet, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
👉 Offres d'événement
Dans le cas de réservations pour des offres d'événement, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification d’une réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
📢 La validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48 à 72h après la date de votre événement.
👉 Offres numériques
La validation est automatique à la réservation de l'offre.
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi de vos réservations depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel pass Culture ou à l'échelle de chacune de vos offres, grâce au sous-onglet "Réservations".
💡 Cet article vous permet de maîtriser en détail le paramétrage des onglets Réservations de votre espace professionnel : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?
👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :
- Une réservation est au statut “réservée” si elle n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée.
- Une réservation est au statut “confirmée“ - uniquement pour les offres d'événements - si elle n'est plus annulable par le bénéficiaire (48h après sa réservation et 48h avant l'événement).
- Une réservation est au statut “validée” si elle est validée (manuellement dans votre guichet ou de façon automatique 48h après la date d'un événement). La date de validation d'une réservation détermine sa période de remboursement.
- Une réservation est au statut “annulée” si elle est annulée (par le bénéficiaire, vous ou par expiration).
-
Une réservation est au statut “remboursée” si un virement a été émis de la part de la SAS pass Culture.
👉 Les statuts des réservations d’offres à destination des scolaires :
- préréservée : votre offre a été préréservée par un enseignant. Elle doit désormais être confirmée par le chef d'établissement.
- réservée : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas "réservé" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
- terminée : 48h à 72h après la date de votre événement, ce statut apparaît automatiquement en vue d'un futur remboursement
- remboursée : le remboursement lié à une réservation a été effectué sur votre compte. Le justificatif de remboursement associé est disponible sur votre espace professionnel
- annulée : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n'a pas été confirmée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre.
-
archivée : votre offre a été archivée par votre structure suite une préréservation n'ayant pas aboutie ; ou plus de 48h après la date de l'évènement/intervention.
🔎 Voici l’article détaillé qui vous explique pas à pas les démarches à effectuer pour assurer le juste suivi de vos réservations d’offres collectives : Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations ?
🚩Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre préréservée puis validée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48 à 72h après ; aucune action de votre part n’est requise.
💡 Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation jusqu’à son remboursement : Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?
Étape 4 : Suivi de vos remboursements
💡 De manière générale, la SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois.
Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
🚨 Ces délais courants peuvent exceptionnellement être dépassés. Le délai maximal de remboursement auquel le pass Culture s’engage est de 45 jours après la date à partir de laquelle court l’échéance visée ci-dessus.
🔎 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- Sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- Sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Depuis la section "Justificatifs" de l'onglet "Gestion financière" de votre espace professionnel, deux documents vous permettent de consulter la liste de vos remboursements et d'assurer votre comptabilité :
- "Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
- "Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
📢 Vous avez suivi les indications des articles mais rencontrez un problème technique ?
👉 Notre équipe dédiée peut répondre à toutes vos questions d'ordre technique, mais également vous accompagner dans la prise en main du dispositif. Voici leur adresse : support-pro@passculture.app
🌍Vous souhaitez échanger avec le chargé de déploiement territorial de votre région
👉 Dans chacune des régions intégrées au dispositif, un référent est présent pour vous accompagner lors de l'inscription et répondre à vos questions concernant les modalités de partenariat avec le pass Culture.