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[Acteurs Culturels] S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

Mise à jour

 

💡 Le pass Culture est une plateforme qui prend la forme d'une application et d'une web-application, grâce à laquelle les jeunes âgés de 18 ans découvrent et réservent des propositions culturelles diversifiées autour d’eux. Depuis le mois de janvier 2022 les jeunes de 15, 16 et 17 ans sont aussi éligibles au pass Culture.  Cet article vous explique entre autre les conditions d'éligibilités des acteurs culturels (offreurs) sur le pass Culture, comme indiquées dans nos Conditions Générales d'Utilisation. 

Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

Étape 1 : Inscription et paramétrage de votre espace professionnel

Eligibilité, inscription au pass Culture pro et délais de traitement

 👉 Avant toute création de compte, nous vous invitons à vérifier que votre structure et vos offres à destination des jeunes répondent aux critères d'éligibilité du dispositif :

👉 Pour commencer votre inscription, merci de vous connecter sur https://passculture.pro/inscription. L’inscription sur la plateforme est gratuite et se fait conformément aux règles fixées à l’arrêté du 20 mai 2021 portant application du décret n° 2021-628 du 20 mai 2021 relatif au « pass Culture ». La démarche d'inscription vous est expliquée étape par étape :

👉 Une fois votre compte pass Culture créé, vous devez attendre dans un premier temps la validation de votre structure par nos équipes et la vérification de son éligibilité. Cette vérification peut prendre jusqu'à 3 semaines environ. Cependant, nous vous invitons à prendre dès à présent en main votre espace en créant vos lieux et vos offres à destination du grand public. Sachez néanmoins que vos offres ne seront visibles par les jeunes qu’une fois votre structure validée par nos équipes. Les offres collectives quant à elles ne peuvent pas être créées avant validation.

 

Utilité du lieu figurant sur votre espace Pro

📢 L'ensemble des offres publiées à destination du grand public, comme des groupes scolaires, doit être rattaché au(x) lieu(x) figurant sur la page d'accueil de votre espace Pro.  

🚩 Un premier lieu porteur du SIRET de votre structure est automatiquement créé lors de votre inscription.



🏛️ Nous appelons "lieu" :

  • L’adresse postale qui vous géolocalise auprès des bénéficiaires du pass Culture, notamment dans le cas des offres individuelles à destination du grand public
  • Et/ou l'adresse qui correspond à votre siège social, que ce soit pour les offres individuelles ou pour les offres collectives à destination des groupes scolaires 

💡 Pour ajouter d'autres lieux à votre espace Pro, nous vous invitons à consulter l'article de FAQ suivant : 

🚩 Vos différents lieux ne peuvent pas porter le même numéro SIRET. Si vos lieux principaux d'activité ne vous appartiennent pas ou n'ont qu'un seul SIRET en commun (si vous êtes par exemple une collectivité ou une société de production, ou toute structure n'ayant pas de lieux propre), vous devez créer des lieux sans SIRET. 

👉 L'article suivant vous explique comment créer vos autres lieux sans SIRET étape par étape :

Ajout de vos coordonnées bancaires

💡 Le dépôt de votre dossier de coordonnées bancaires, permettant le remboursement de vos offres, s'effectue depuis votre page lieu. Vous avez ainsi la possibilité de déposer plusieurs dossiers de coordonnées bancaires à l'échelle de vos différents lieux.

👉 Pour en savoir plus sur cette démarche, nous vous invitons à suivre les indications de cet article de FAQ : 

🔎 Le délai de traitement de votre dossier par nos équipes administratives et financières est de quinze jours environ. En outre, sachez que tous les remboursements pass Culture sont rétroactifs. Pour toute question concernant le dépôt de votre dossier de coordonnées bancaires, merci de contacter le service dédié à l'adresse suivante : homologation-pro@passculture.app

🚩 Pour prendre connaissance de la liste précise de tous les documents dont vous avez besoin sur Démarches-Simplifiées, nous vous invitons à consulter cet article qui vous indique les pièces à fournir selon la typologie de votre structure :

Étape 2 : Création de vos offres 

💡 Après avoir effectué le paramétrage de votre structure et lieu(x), vous pouvez ensuite procéder à la création de vos offres. 

👉 En fonction des spécificités de votre activité, vous avez la possibilité de créer deux catégories d'offres: 

  • Les offres individuelles à destination du grand public
  • Les offres collectives à destination des groupes scolaires


Publier vos offres individuelles

🚩 Lors de la création de votre offre, vous devez nécessairement renseigner une catégorie ainsi qu'une sous-catégorie. 

Pour savoir à quelle catégorie et sous-catégorie appartiennent vos offres, nous vous invitons à consulter l'article suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?

👉 En ce qui concerne les offres individuelles, il existe trois typologies distinctes :

📚 En tant que Librairie, vous avez la possibilité de créer vos offres de bien physique de façon manuelle (une par une) ou d’importer vos stocks si vous travaillez avec un prestataire de gestion des stocks partenaire du pass Culture. Vous retrouverez dans l'article suivant les différentes manières de procéder :

🎬 En tant que Cinéma, vous avez la possibilité d'importer vos séances directement depuis le site Allociné ou encore via les partenaires techniques Ciné Office et Boost. Pour ce faire, nous vous invitons à suivre ces indications : 

🎲 Pour proposer vos offres d'Escape Game sur le dispositif, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : 

🎭 Si vous souhaitez publier vos offres de spectacle, concert, festival, nous vous recommandons cet article de FAQ dédié :

Publier vos offres collectives à destination des scolaires

📢 Actuellement, seules les structures référencées conjointement auprès des Ministères de l'Éducation Nationale et de la Culture peuvent proposer des offres collectives via le pass Culture.

👉 Avant toute création d'offre, nous vous invitons ainsi à vérifier que votre structure entre dans les critères d'éligibilité en consultant l'article suivant :

📢 Si votre structure n'est pas déjà référencée, nous vous demandons de bien vouloir remplir ce questionnaire, afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature. 

🚩 Les demandes de référencement ne sont pas traitées directement par le pass Culture. Elles sont soumises à un circuit d’analyse et de validation au sein des ministères qui sont les seuls à même de décider ou non de votre référencement au regard des règles d'éligibilité au dispositif. 

📢 Une fois votre structure référencée, vous pouvez créer une ou plusieurs offres collectives en suivant ces indications : Comment poster une offre à destination d'un groupe scolaire ?

Consulter le statut de vos offres individuelles et collectives

💡Sachez que depuis l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut, à ne pas confondre avec le statut de vos réservations. Les offres collectives sont distinguées des offres individuelles grâce à deux onglets distincts ainsi qu'à la pastille "Offre collective" qui s'affiche au-dessus du titre de l'offre.

🔎 Voici la description des statuts s'appliquant aux offres individuelles : 

  • brouillon : votre offre est à l'état de brouillon et n'est pas visible et réservable
  • publiée : votre offre est visible et réservable
  • désactivée: votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
  • épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
  • expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre de type "évènement". La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée
  • en attente : votre offre est en attente de validation par notre service Conformité. La vérification peut prendre jusqu'à 72h 

Étape 3 : Gestion et suivi de vos réservations

Gérer vos réservations

🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :

💡 Si vous disposez du matériel requis, sachez que vous avez également la possibilité, en tant que librairie, cinéma ou musée, de scanner les QR codes des bénéficiaires lors de leur passage en caisse. Pour se faire, il  vous faudra activer une clé API sur votre espace professionnel et suivre les démarches suivantes : Comment scanner les QR codes des bénéficiaires lors de leur passage en caisse ?

👉 Offres de bien physique

Lorsque des bénéficiaires effectuent des réservations pour des biens physiques dans votre structure, cela génère un code de contremarque. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour aller chercher sa réservation (10 jours dans le cas d'une offre de livre) et vous présenter sa contremarque en échange du bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée. Sans validation d’une contremarque à votre guichet, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.


👉 Offres d'événement

Dans le cas de réservations pour des offres d'événement, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification d’une réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.

💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.

📢 Sachez toutefois que la validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48 à 72h après la date de votre événement. Cet article vous explique en détails les différents modes de gestion qui s’offrent à vous pour les réservations de vos événements : Comment gérer la billetterie de mon festival/spectacle sur le pass Culture ?

👉 Offres numériques

La validation est automatique à la réservation de l'offre.

Effectuer le suivi de vos réservations

💡 Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture.

💡 Ces articles vous permettent de maîtriser en détails le paramétrage de l’onglet Réservations de votre espace professionnel : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?


👉 Les statuts des réservations d’offres à destination du grand public :

  • réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
  • confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
  • validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
  • annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
  • remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation

👉 Les statuts des réservations d’offres à destination des scolaires :

  • préréservé : le rédacteur de projet est intéressé par cette offre et attend la validation de son chef d'établissement
  • réservé : le chef d'établissement a autorisé la réservation de l'offre (étape obligatoire pour qu'une sortie puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être remboursé). Si vous voyez que votre réservation n'est pas "réservé" quelques jours avant votre évènement, merci d'en avertir au plus vite l'établissement pour qu'il procède à cette étape
  • confirmé : lorsque la date limite de réservation de l'évènement a été dépassée, ou par défaut, à la date de l'évènement lorsqu'aucune date limite n'a été indiquée. Les chefs d'établissement ne peuvent alors plus annuler leur réservation
  • validé : 48 à 72h post événement, la réservation passe automatiquement en statut "validé" et vous serez remboursé lors du prochain virement pass Culture
  • annulé : la réservation a été annulée par l'enseignant, le chef d'établissement scolaire ou vous en tant qu'acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n'a pas été confirmée par le chef d'établissement avant la date limite que vous avez fixée lors de la création de l'offre.

🔎 Voici l’article détaillé qui vous explique pas à pas les démarches à effectuer pour assurer le juste suivi de vos réservations d’offres collectives : Où voir vos offres à destination d'un groupe scolaire et suivre vos réservations ?

🚩Les réservations liées à des offres collectives ne sont pas associées à un numéro de contremarque à saisir dans le guichet, contrairement aux offres individuelles. Une fois votre offre préréservée puis validée par le chef d'établissement et l'évènement effectué, la réservation se valide automatiquement 48 à 72h après, aucune action de votre part n’est requise.

💡 Vous trouverez dans cet article les différentes étapes indispensables pour un bon suivi de votre offre collective, de sa création à sa réservation jusqu’à son remboursement : Quel est le cycle de vie de mon offre collective, de sa création à son remboursement ?

 

Étape 4 : Suivi de vos remboursements  

🚨 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement. 

👉 Vous pouvez retrouver dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

👉 Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques vous permettant de consulter la liste de vos remboursements : 

  • "Justificatif des remboursements" : qui vous permet de télécharger vos justificatifs généraux par points de remboursement rattachés à votre structure
     
  • "Détails des remboursements" : qui vous permet de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres

📢 Vous avez suivi les indications des articles mais rencontrez un problème technique ?

👉 Notre équipe dédiée peut répondre à toutes vos questions d'ordre technique, mais également vous accompagner dans la prise en main du dispositif. Voici l'adresse de contact :  support-pro@passculture.app

🌍Vous souhaitez échanger avec le chargé de déploiement territorial de votre région

👉 Dans chacune des régions intégrées au dispositif, un référent est présent pour vous accompagner lors de l'inscription et répondre à vos questions concernant les modalités de partenariat avec le pass Culture.

 

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