[Acteurs Culturels] Musée / Galerie / Centre d'art : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?

💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture.  Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

• Inscrivez vous dès à présent à une des prochaines sessions en cliquant sur ce lien

Votre musée est rattaché à une collectivité

🚩 Si votre Musée est rattaché à une collectivité territoriale, nous vous invitons à vous en rapprocher afin de vous renseigner sur l'existence d'un éventuel compte pass Culture créé au nom de la collectivité. 

• Si un compte professionnel pass Culture a bien été mis en place par la collectivité : il faut vous créer un accès à ce compte en remplissant ce formulaire d'inscription et en renseignant le numéro de SIRET de la collectivité. Vous pourrez, lors de votre inscription, renseigner les informations liées à votre structure (musée) qui viendra s'ajouter à l'espace professionnel de la collectivité.
  
  
• Si un compte professionnel n'a pas été créé au préalable par la collectivité : vous pouvez consulter cet article : Collectivité / Lieu rattaché à une collectivité - S'inscrire et paramétrer son compte pass Culture

Votre musée n'est pas rattaché à une collectivité 

💡 Si votre Musée n'est pas lié à une collectivité, nous vous invitons à consulter l'article suivant afin de paramétrer votre espace : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

Publication de vos offres individuelles

💡 En ce qui concerne les offres individuelles, il existe trois typologies distinctes :

• les offres physiques : Comment publier une offre physique ?
• les offres d'événement : Comment publier une offre d'événement ?
• les offres numériques : Comment publier une offre numérique ? 

🚩 Lors de la création de votre offre, vous devez nécessairement renseigner une catégorie ainsi qu'une sous-catégorie. En tant que Musée, il faut sélectionner les catégories "Conférences, rencontres" ou "Musée, patrimoine, architecture, arts visuels" : 

🔎 Pour savoir à quelle catégorie et sous-catégorie appartiennent vos offres, consultez le tableau suivant : Quelles sont les catégories et sous-catégories d'offres sur le pass Culture ?

👉 Vous avez la possibilité de créer des offres sous la forme d'entrées libres ou de créneaux horodatés, comme expliqué dans ces articles : 

• Musées : Comment créer une offre sous la forme d'entrées libres ?
• Musées : Comment proposer des créneaux horodatés

Publier vos offres à destination des établissements scolaires

👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres dites collectives via le pass Culture, vous pouvez alors mettre en place des offres à destination des groupes scolaires.

🚩A ce stade, seules les projections, rencontres et événements cinématographiques sont éligibles à l'offre collective.

Si votre structure n'est pas déjà référencée, vous pouvez remplir ce questionnaire afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature. 

🔎 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires

Gestion et suivi des réservations

Gérer vos réservations

💡 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :

• Tout savoir sur le guichet
• Modalités de retrait et CGU

👉 Offres physiques

Dans le cas des cartes Musées ou encore des abonnements, considérés comme des offres de bien physique, un code de contremarque est généré. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour vous présenter sa contremarque afin de valider sa réservation. Passé ce délai, celle-ci est automatiquement annulée.

🚩 Sans validation d’une contremarque, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.

🔎 La validation du code de réservation des cartes Musées doit se faire lors du premier passage du jeune en caisse. Une fois ce code validé, il n'est plus nécessaire de le renseigner dans votre Guichet à chaque venue des bénéficiaires. 

👉 Offres d'événements

Dans le cas de réservations pour des offres de visites guidées ou encore de conférences, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.

🚩 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.

💡 La validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h après la date de votre événement. 

Effectuer le suivi de vos réservations

💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.

Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier.

🔍 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?

🔍 Si vous souhaitez visualiser le nombre de réservations effectuées par les bénéficiaires par catégorie de tarif (Plus de 18 ans, moins de 18 ans, personne en situation de handicap...), il faut extraire le fichier Excel depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel, puis à trier/filtrer vos réservations par tarif. Vous pouvez également le faire directement à l'échelle de l'offre.

Suivi de vos remboursements  

💡 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'événements. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement. 

👉 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

• sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
  
  
• sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les  informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?

👉 Depuis l'onglet "Gestion financière - Justificatifs" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux documents pour consulter la liste de vos remboursements et assurer votre comptabilité : 

• "Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée par virement, compte bancaire et période.
• "Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par virement, compte bancaire et période.