💡Le fonctionnement des offres d'évènement sur le pass Culture, en particulier pour les spectacles, concerts et festivals, est spécifique. Cet article vous explique comment assurer la gestion de votre billetterie pour ce type d'offres.
Informations générales
👉 Lors de la création de votre offre, 3 options différentes de modalité de retrait des commandes vous sont proposées. Une quatrième option, permettant de générer les billets directement dans l'application, apparait également si votre structure est synchronisée avec un partenaire technique (Billetweb, Shotgun, Weezevent, etc).
Paramétrer les informations pratiques de vos offres synchronisées
👉 Si votre billetterie est synchronisée avec un partenaire technique du pass Culture :
Les e-billets sont générés automatiquement sur l'application des bénéficiaires au moment de leur réservation ;
Ces e-billets apparaissent au format caché et sont dévoilés 48h avant le début de l'événement.
👉 Le jour J, les bénéficiaires doivent vous présenter leur billet électronique afin d'accéder à l'événement. Vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application :
Paramétrer les informations pratiques de vos offres créées manuellement
Option 1 : Événement sans billet
👉 Si votre évènement est accessible sans billet :
Cliquez sur l'option "Aucun billet n'est nécessaire" à l'étape "Informations pratiques" de la création d'offre ;
Précisez toute information utile dans la case "Informations complémentaires" (comme le point de rendez-vous ou les horaires d'ouverture).
📢 L'adresse mail de contact que vous renseignez permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'évènement.
👉 Les bénéficiaires n'ont aucun billet à présenter pour accéder à votre événement le jour J, mais vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application :
Option 2 : Envoi des billets par mail
👉 Si votre évènement est accessible uniquement avec un billet, vous devez envoyer celui-ci en amont de l'évènement, par mail :
Cliquez sur l'option "Les billets seront envoyés par email" à l'étape "Informations pratiques" de la création d'offre ;
🚩 Pour rappel, le pass Culture n'intervient pas dans la transmission des billets aux bénéficiaires.
Définissez la date d'envoi des billets par mail (combien de temps en amont vous enverrez les billets aux bénéficiaires) ;
💡 Si vous ne savez pas exactement combien de temps avant votre évènement vous allez envoyer les billets, prévoyez toujours d'inscrire 24H avant l'évènement par défaut, afin de limiter les demandes des bénéficiaires en amont.
Précisez toute information utile dans la case "Informations complémentaires".
📢 L'adresse mail de contact que vous renseignez permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'évènement.
👉 Le jour J, les bénéficiaires doivent vous présenter le billet que vous leur avez envoyé par mail. Vous devez tout de même procéder à la vérification de leur pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application :
📢 Pour envoyer les billets par mail à la date indiquée dans votre offre :
1ère étape : au moment de l'envoi des billets, il vous faut extraire en amont le fichier Excel dans le suivi des réservations de votre offre, afin d'avoir la liste finale des bénéficiaires ayant une réservation plus annulable ;
Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur la page de votre offre, cliquer sur le sous-onglet "Réservations" puis sur "Réservations confirmées et validées uniquement".
2ème étape : générez les billets électroniques via votre logiciel de billetterie.
💡 Astuce : certains éditeurs permettent de générer l'ensemble des billets automatiquement à partir d'une liste csv, ce que vous fournit l'espace pro.
3ème étape : envoyez les billets à chaque personne ayant réservé, selon les délais indiqués sur votre offre.
4ème étape : les bénéficiaires viennent avec leur billet et se présentent au même titre que les autres spectateurs. Vous devez vérifier l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture.
🚩 Nous vous conseillons par conséquent d'estampiller le billet "pass Culture".
Option 3 : Retrait sur place (guichet, comptoir, etc...)
👉 Si votre évènement est accessible exclusivement avec un billet, mais que vous souhaitez que le retrait se fasse sur place :
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Cliquez sur l'option "Retrait sur place" à l'étape "Informations pratiques" de la création d'offre ;
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Définissez le moment auquel les bénéficiaires peuvent venir retirer leur billet dans votre établissement ;
Précisez toute information utile dans la case "Informations complémentaires", notamment vos horaires d'ouverture.
📢 L'adresse mail de contact que vous renseignez permet aux bénéficiaires de vous contacter en cas de questions au sujet de l'évènement.
👉 Lors du retrait du billet sur place, le bénéficiaire doit vous présenter le numéro de contremarque lié à sa réservation et vous devez procéder à la vérification de sa pièce d'identité, comme le stipulent nos CGU.
🔎 Une fois qu'un bénéficiaire réserve votre offre, voici la notification qui s'affiche sur son application :
📢 Si vous choisissez l'option de retrait sur place :
1ère étape : vérifiez l'identité du jeune en lien avec son compte pass Culture ;
2eme étape : demandez au jeune son code de réservation le jour du retrait du billet et le rentrer manuellement dans le guichet de votre espace pro, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi ;
3eme étape : remettez le billet au bénéficiaire du pass Culture.
OU
Imprimez la liste des réservations en amont et cochez au fur et à mesure que les utilisateurs se présentent, tout en vérifiant l'identité de chaque jeune. Dans ce dernier cas, vous avez jusqu’à trois jours après l'événement pour rentrer les contremarques dans l'onglet "Guichet" de votre espace partenaire, si vous le souhaitez, pour votre bon suivi.
Modifier les informations pratiques une fois l'offre publiée
💡 Afin de limiter aux maximum les demandes des bénéficiaires sur la réception de leur billet d'événement, nous vous invitons à toujours bien apporter une modification depuis votre espace partenaire, si les informations pratiques que vous avez saisies initialement sur votre offre ont changé.
👉 Pour ce faire, il vous faut revenir sur votre offre, cliquer sur le bouton "modifier" et effectuer la modification adéquate (aussi bien au niveau des informations que de la date d'envoi ou de retrait). Une fois cette modification effectuée, vous aurez la possibilité d'envoyer un mail automatique aux jeunes bénéficiaires afin de les tenir informés de cette évolution.
Gestion des réservations
Fonctionnement des réservations d'évènement
💡 Les réservations liées à des offres d'évènement ont un fonctionnement spécifique :
Les bénéficiaires peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après avoir effectué celle-ci (si l'évènement a lieu dans plus de 48h).
Les réservations se valident automatiquement une fois l’événement passé, sans aucune action de votre part ; déclenchant ainsi un remboursement. Vous n'êtes donc pas obligé de renseigner les numéros de contremarque dans l'onglet "Guichet".
💡 Le fait de tout de même renseigner les contremarques dans votre guichet vous permet de suivre les taux de no-show à vos différents événements. Sachez que vous êtes remboursé même si les jeunes ne se rendent pas à l'évènement ; vous devez donc comptabiliser toutes les réservations pass Culture dans votre logiciel de billetterie afin que votre comptabilité soit en adéquation avec vos remboursements pass Culture.
Si votre logiciel de billetterie n'est pas synchronisé avec votre espace partenaire, les réservations pass Culture ne se déduisent pas automatiquement de votre stock. Nous vous invitons ainsi à toujours garder un quota de places dédiées au pass Culture afin d'éviter le surbooking.
Suivi des réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation. Vous pouvez également consulter vos réservations individuelles depuis votre Espace partenaire ou les télécharger depuis votre Espace administration.
🚩 Si votre offre est associée à différents tarifs, vous devez filtrer ces tarifs directement depuis votre fichier téléchargé, en fonction des informations souhaitées.
👉 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Annulation, report ou clôture de votre événement
📣 Toute modification de votre événement doit être renseignée sur votre offre pass Culture (pour les offres manuelles) ou effectuée depuis votre logiciel de billetterie (pour les offres synchronisées).
🔎 En effet, comme indiqué dans nos CGU à l'article 8.1.2.2 Stipulations spécifiques aux annulations d’Événements : Lorsqu’un Offreur décide de modifier ou annuler un Evénement ou une Réservation, celui-ci a l’obligation d’en informer directement, par tous moyens, les Utilisateurs ayant déjà réservé et l’Editeur sous 48 heures, et de notifier ce changement sur l’Application.
💡 Le détail des manipulations d'annulation, report ou clôture des événements est expliqué dans ces articles :
Comment clôturer les réservations d'un évènement sur le pass Culture ?
Pour les offres synchronisées, reportez-vous à ces articles dédiés aux différents partenaires techniques : Synchronisez vos offres avec le pass Culture
🚩 Les annulations partielles ou unitaires ne sont pas possibles depuis votre espace partenaire. Si besoin, n'hésitez pas à contacter notre équipe Support via ce formulaire de contact.
Articles connexes :
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :