[Acteurs Culturels] Conservatoire : comment proposer vos offres sur le pass Culture ?

💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
 

💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Un jeudi sur deux, de 14h à 15h30, se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

• Inscrivez vous dès à présent à l'une des prochaines sessions en cliquant sur ce lien
   

Votre musée est rattaché à une collectivité

👉 Si votre conservatoire est rattaché à une collectivité territoriale, nous vous invitons à vous en rapprocher afin de vous renseigner sur l'existence d'un éventuel compte pass Culture créé au nom de la collectivité. 

• Si un compte pass Culture a été crée par la collectivité, vous devez remplir ce formulaire d'inscription afin de rejoindre l'espace professionnel de la collectivité. Vous pourrez, lors de votre inscription, renseigner les informations liées à votre structure (conservatoire) qui viendra s'ajouter à l'espace professionnel de la collectivité.
   
• Si un compte professionnel n'a pas été créé au préalable par la collectivité, merci de consulter cet article : Collectivité / Structure rattachée à une collectivité - S'inscrire et paramétrer son compte pass Culture
   

Votre musée n'est pas rattaché à une collectivité 

💡 Si votre conservatoire n'est pas rattaché à une collectivité, nous vous invitons à consulter l'article suivant afin de paramétrer votre espace : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
 

Publier vos offres 

💡Le choix de la catégorie et sous-catégorie de vos offres va déterminer les modalités de remboursement associées à celles-ci. Une fois votre offre publiée, ces informations ne sont plus modifiables. 

N'hésitez pas à consulter les articles suivants afin de paramétrer correctement vos offres : 

• Quelle catégorie et sous-catégorie choisir pour vos offres ?
• Pratique artistique : comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
   

Abonnement à un cours et frais d'inscription

💡Pour proposer des offres incluant les frais d'inscription au conservatoire, vous devez sélectionner la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique", correspondant à une offre de bien physique (non datée) : Comment publier une offre physique ?
 

 Option 1 : créer une offre avec un tarif fixe

👉Cette option vous permet de proposer une offre dont le tarif correspond au tarif réel de votre offre d'abonnement. 

🚩Le crédit des bénéficiaires du pass Culture n'excède pas 150 euros. Pour rappel, les offres proposées sur l’application doivent être en adéquation avec le solde mis à disposition des bénéficiaires du dispositif comme l'indiquent nos Conditions Générales d'Utilisation à l'article "5.3.6 Prix des Offres". Vous ne pouvez donc pas proposer des offres dépassant ce montant de 150€.

Exemple de titre d'offre : Inscription au Conservatoire de Lyon - Frais 150€.

Exemple de descriptif : Les cours se dérouleront du mardi au jeudi du 30 septembre 2022 au 15 juin 2023.
 

Option 2 : créer plusieurs offres avec un tarif différent en fonction de la tranche d'âge 

👉 Si vous choisissez cette option vous devez préciser, dans le titre de chacune de vos offres, le tarif ainsi que la tranche d'âge concernée. 

Exemple de titre d'offre : Inscription au conservatoire de Lyon - Frais 150€ - Tarif 18 ans.

Exemple de titre d'offre : Inscription au conservatoire de Lyon - Frais 50€ - Tarif 17 ans.
 

Option 3 : créer une offre avec un tarif à compléter par le jeune (participation)

👉 Vous avez la possibilité de publier des offres de participation au financement d'une inscription, offres dont le montant devra être complété par les bénéficiaires. Il vous faudra alors le préciser dans le titre ainsi que dans le descriptif de votre offre. 

Exemple de titre d'offre : Participation de 100€ aux frais d'inscription du Conservatoire de Lyon 

Exemple de descriptif : Les cours se dérouleront du mardi au jeudi du 30 septembre 2022 au 15 juin 2023. Pour compléter l'inscription, une somme de 50€ sera à régler par le bénéficiaire, en complément des frais pris en charge par le pass Culture. 
 

Option 4 : créer une offre découverte pour donner de la visibilité à votre structure

👉 Afin de répondre aux usages de votre secteur et fidéliser les bénéficiaires, il est recommandé de créer, parallèlement à vos offres tarifées, des offres découverte gratuites qui permettent de donner de la visibilité à votre structure en vue d'une inscription payante :

• Etape 1 : créer une offre découverte gratuite
  
  Pour créer ce type d'offre, il vous faut indiquer un prix de 0€ et préciser les modalités d'inscription dans la description de votre offre. Ainsi, cette dernière sera visible par tous les bénéficiaires sur leur application, quel que soit leur crédit restant.
  
  Exemple de titre d'offre : Offre découverte - Inscription au Conservatoire de Lyon 

  
  Exemple de descriptif : Les cours se dérouleront du mardi au jeudi du 30 septembre 2022 au 15 juin 2023. Pour toute inscription au conservatoire, il vous sera possible de régler vos frais via le pass Culture, grâce à la création d'une offre personnalisée prenant en compte le quotient familial et définie en concertation avec le Conservatoire. Pour plus d'information sur nos frais d'inscription, merci de nous contacter à l'adresse ou au numéro suivant. 
   

• Etape 2 : créer une offre avec un tarif personnalisé 
  
  Une fois les modalités fixées avec le bénéficiaire vous ayant contacté, il vous faut créer une offre tarifée. Pour créer ce type d'offre, il vous faut renseigner le montant souhaité, indiquer 1 en stock et ne pas mettre d'image d'accroche, afin que l'offre n'apparaisse pas dans le carrousel, mais uniquement dans la recherche. Le jeune peut ainsi la réserver instantanément et vous remettre le numéro de contremarque à rentrer dans votre guichet pass Culture.
  
  Exemple de titre d'offre : Inscription au Conservatoire de Lyon - tarif personnalisé

 💡Si vous fonctionnez par quotient familial, n'hésitez pas à consulter cet article pour créer vos offres personnalisées : Pratique artistique : comment fonctionne la prise en compte du quotient familial dans la tarification des offres ?

🚩 Pour des raisons RGPD, vous ne devez pas indiquer d'informations personnelles (nom, prénom, etc.) concernant les bénéficiaires lors de la création de vos offres personnalisées. Ces dernières seront automatiquement refusées par nos services.
 

Abonnement à un cours et frais d'inscription

👉 Afin de proposer des ateliers, stages ou séances d'essai de pratique artistique, vous devez créer des offres d "événement physique" (datées) : Comment publier une offre d'événement ?
 

Publier vos offres à destination des établissements scolaires

👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres dites collectives via le pass Culture, vous pouvez alors mettre en place des offres, si elles sont éligibles, à destination des groupes scolaires

🚩 A ce stade, seules les stages et d'ateliers sont éligibles à la part collective du dispositif.

Si votre structure n'est pas déjà référencée, vous pouvez remplir ce questionnaire afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature. 

🔎 Pour en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
 

Ajouter vos informations bancaires 

👉 Pour percevoir les remboursements de vos réservations pass Culture, voici le paramétrage à effectuer sur votre espace professionnel : 

1. Dépôt du compte bancaire affilié à votre structure depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière"
    
2. Validation de votre dossier d'informations bancaires par notre équipe homologation
    
3. Rattachement de votre structure à votre compte bancaire depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière"

🚨 Attention, cette dernière étape est impérative afin de percevoir les remboursements de vos réservations.

👉 De manière générale, la SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois. La page "Gestion financière" de votre espace pro est mise à jour automatiquement à chaque virement.

🔎 Pour davantage d'informations, n'hésitez pas à consulter les articles suivants :

• Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
• Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
   
   

Gérer et suivre vos réservations

Gérer vos réservations

👉 Offres physiques

Dans le cas de la vente d'abonnement de pratique artistique (offres non datées), considérées comme des offres physiques, un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.

🚩 Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pouvez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.

🔎 La validation du code de réservation doit se faire lors du passage du jeune en caisse. Une fois ce code validé, il n'est plus nécessaire de le renseigner dans votre Guichet à chaque venue des bénéficiaires. 


👉 Offres d'événements

Dans le cas de réservations pour des offres de stages ou ateliers, la contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.

💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.

💡 La validation manuelle des contremarques dans le cadre d'événements n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h à 72h après la date de votre événement.
 

Effectuer le suivi de vos réservations

💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation. 

👉 Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?