💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant: S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
Synchroniser son catalogue de séances avec Allociné
💡La synchronisation entre le pass Culture et la plateforme Allociné vous permet d'importer automatiquement et de paramétrer (tarif, nombre de places, etc.) l'ensemble de vos séances référencées par votre cinéma sur Allociné.
👉 Une fois votre synchronisation Allociné activée sur votre lieu, celle-ci se met à jour toutes les 24h et permet de rendre votre catalogue d'offres disponible à la réservation via le pass Culture.
🚨 Dans le cadre d'une synchronisation avec Allociné, sachez que vos réservations pass Culture ne sont pas reliées à votre logiciel de stock/billetterie. Ainsi, une réservation pass Culture ne déduira pas automatiquement un stock sur votre logiciel de billetterie. Nous vous invitons ainsi à toujours garder un quota de places dédiées au pass Culture afin d'éviter le surbooking.
⚠️ Si vous rencontriez tout de même ce genre de situation (surbooking), merci de toujours proposer au jeune concerné un billet valable sur une autre séance. Si ce fonctionnement ne vous convient pas ou ne convient pas au jeune, veillez à contacter le plus vite possible notre support à l'adresse support-pro@passculture.app en indiquant le numéro de contremarque concernée, pour que la réservation soit annulée par nos services au plus vite.
🚩 En outre, la synchronisation Allociné ne fait pas remonter automatiquement vos séances fixées à tarifs particuliers (telles que les événements spéciaux ou les séances 3D par exemple). Il vous faut dans ce cas créer manuellement vos offres.
👉 Afin d'en savoir davantage sur la synchronisation Allociné et le paramétrage de vos séances, nous vous invitons à consulter l'article dédié : Cinéma : comment gérer vos offres et importer vos séances depuis Allociné ?
Synchroniser ses offres et sa billetterie avec Ciné Office
💡 Si vous avez pour partenaire technique Ciné Office, vous avez la possibilité de synchroniser vos offres (séances, événements spéciaux, etc.) et votre billetterie cinéma sur le pass Culture. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de gérer de manière fluide vos réservations pass Culture, qui sont directement reliées à votre billetterie cinéma.
💡 La synchronisation avec Ciné Office s'effectue une fois par heure. Votre stock de places réservables sur le pass Culture correspond au stock restant réel de votre billetterie et les jeunes reçoivent, lors de leur réservation sur l'application pass Culture, des places de cinéma utilisables directement dans votre salle.
👉 Pour des informations détaillées sur la synchronisation avec Ciné Office, nous vous invitions à consulter l'article dédié : Cinéma : Comment synchroniser mes offres et ma billetterie Ciné Office avec le pass Culture ?
Publier manuellement ses offres de cinéma
👉 Afin de proposer vos offres d'abonnements, cartes multi-séances, cartes cinéma illimité, etc., vous devez créer des offres de biens physiques (non datées) : Comment publier une offre physique ?
👉 Afin de proposer manuellement (hors synchronisation) vos offres de séances de cinéma, d'événements ou de festivals de cinéma, vous devez créer des offres d'évènements physiques (datées) : Comment publier une offre d'événement ?
Cartes cinéma et abonnements
👉 Pour publier vos offres de cartes cinéma illimité / abonnements il vous faut, lors de la création de votre offre, sélectionner l'option "Un bien physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Carte cinéma illimité".
💡 Dans la description de votre offre, nous vous conseillons d'indiquer les dates de validité de l'abonnement/de la carte de cinéma.
👉 Pour publier vos offres de cartes multi-séances il vous faut, lors de la création de votre offre, sélectionner l'option "Un bien physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Carte cinéma multi-séances".
💡 Dans la description de votre offre, nous vous conseillons d'indiquer les dates de validité de la carte multi-séances (si cette dernière venait à expirer par exemple) et le nombre de séances que cette dernière octroie.
Séances et événements cinéma
👉 Dans le cas où vos offres de séances de cinéma ne sont pas synchronisées automatiquement sur la plateforme, il vous faut les publier manuellement. Vous devez alors sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Séance de cinéma".
🚩 Une fois votre offre passée et expirée, si vous souhaitez la modifier pour programmer la séance à une date ultérieure, vous devrez modifier manuellement la date limite de réservation, la date de l'événement et la quantité disponible, depuis l'onglet "Stocks et prix" de votre offre.
👉 Pour publier vos offres d'événements cinématographiques (séance spéciale, rencontre avec des professionnels...etc), vous devez sélectionner l'option "Un évènement physique" puis la catégorie "Cinéma" et la sous-catégorie "Evènement cinématographique".
Offres Ă destination des groupes scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères de la Culture et de l'Education nationale, sachez que vous avez la possibilité de mettre en place des offres collectives autour du cinéma à destination des groupes scolaires.
🚩 A ce stade, seules les projections, rencontres et événements cinématographiques sont éligibles à l'offre collective.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons Ă consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture Ă destination des groupes scolaires
Consulter le statut de vos offres
💡 Sachez que depuis l’onglet Offres de votre espace professionnel, vous avez accès à toutes vos offres ainsi qu’à leur statut (à ne pas confondre avec le statut de vos réservations).
👉 Voici les différents statuts pouvant être associés à vos offres :
- publiée : votre offre est visible et réservable par les bénéficiaires
- en attente : votre offre est en attente de validation par notre service Conformité. La vérification peut prendre jusqu'à 72h
- désactivée : votre offre n'est pas visible ni réservable, vous pouvez la passer en statut "publiée" si vous le souhaitez
- épuisée : votre offre a atteint le maximum de réservations possibles. Son stock est donc à 0 et elle n’est plus visible ni réservable
- expirée : ce statut apparaît dans le cadre d'une offre événementielle (datée). La date limite de réservation de votre offre est passée - ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
👉 Offres physiques
Dans le cas de la vente de cartes multi-séances / abonnements / cartes illimitées (offres non datées), considérées comme des offres physiques, un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
🚩 Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
🔎 La validation du code de réservation des cartes multi-séances doit se faire lors du premier passage du jeune en caisse. Une fois ce code validé, il n'est plus nécessaire de le renseigner dans votre Guichet à chaque venue des bénéficiaires.
💡 Sachez qu'en tant que cinéma, vous avez également la possibilité de scanner les QR codes des bénéficiaires, présents dans leur mail de réservation. Voici l'article en lien avec ce sujet:
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres de séances ou d'événements cinéma, le QR code ou la contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡 Sachez que la validation manuelle des contremarques ou le scan QR codes, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h à 72h après la date de votre événement.
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi détaillé de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture.
🔎 Cet article vous permet de maîtriser en détails le paramétrage de l’onglet Réservations de votre espace professionnel afin de suivre vos réservations : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?
👉 Voici les différents statuts des réservations d’offres à destination du grand public :
- réservé : la réservation n’est ni remboursée, ni annulée, ni validée
- confirmé : - uniquement pour les offres d'événements - la réservation n'est plus annulable par le jeune (48h après sa réservation ou si la réservation a été effectuée 48h avant l'événement)
- validé : la réservation est validée (la contremarque a été entrée manuellement dans le guichet ou automatiquement pour les offres d’événement)
- annulé : la réservation a été annulée par le bénéficiaire ou le délai de validation a expiré
- remboursé : un remboursement a eu lieu pour la réservation
Suivi de vos remboursements
💡 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Remboursements" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
👉 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- concernant les modalités et barèmes de remboursement du pass Culture : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- concernant la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Sachez en effet que dans l'onglet "Remboursements" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux rubriques qui vous permettront de consulter la liste de vos remboursements :
- "Justificatif des remboursements" : qui vous permettra de télécharger vos justificatifs généraux, faisant office de factures, par points de remboursement rattachés à votre structure
- "Détails des remboursements" : qui vous permettra de filtrer et d'afficher les remboursements par lieux, avec le détail des réservations par offres.
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Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :
👉 support-pro@passculture.app