💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
đź’ˇWebinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Publier manuellement vos offres de pratique artistique
💡Le choix de la catégorie et sous-catégorie de vos offres va déterminer les modalités de remboursement associées à celles-ci. Une fois votre offre publiée, ces informations ne sont plus modifiables.
👉N'hésitez pas à consulter l'article suivant afin de paramétrer correctement vos offres : Quelle catégorie et sous-catégorie choisir pour vos offres ?
Abonnements et cours Ă la carte
👉 Afin de proposer vos offres de pratique artistique sous forme d'abonnement (annuel, trimestriel...) ou à la carte (exemple : 10 cours valables pour X activité), vous devez créer des offres de "bien physique" (non datées) : Comment publier une offre physique ?
- Dans le descriptif de votre offre, nous vous conseillons d'indiquer les dates de validité de l'abonnement (jours, date de début et fin des cours), ainsi que les modalités du cours. Vous pouvez également indiquer une adresse de contact afin que les bénéficiaires vous contactent pour davantage d'informations, ou un lien renvoyant vers les cours proposés par votre structure
- Sélectionnez la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique"
Ateliers et stages
👉 Afin de proposer des ateliers, stages ou séances d'essai de pratique artistique, vous devez créer des offres d "événement physique" (datées) : Comment publier une offre d'événement ?
- Dans le titre et descriptif de votre offre, indiquez la date de début et de fin de votre stage/atelier si ce dernier dure plus d'une journée
🚩Pour les offres de stage ou d'atelier datées, vous n'avez pas la possibilité de sélectionner une période mais simplement la date de début de votre événement. Aussi, indiquez bien tous ces éléments dans le descriptif de l'offre. -
Sélectionnez la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Atelier, stage de pratique artistique"
Séances d'essai / Offres découverte
👉Afin de fidéliser les bénéficiaires et donner de la visibilité à votre structure, il est recommandé de créer, parallèlement à vos offres d'abonnements et/ou de stages, des offres de séances d'essai gratuites.
🔎Toutes les informations sur la création de ce type d'offre sont accessibles dans cet article : Pratique artistique : pourquoi et comment proposer des offres découverte ?
Offres de participation personnalisées
💡Si le quotient familial s'applique à la tarification de vos offres, vous avez la possibilité de créer des offres avec un tarif adapté au bénéficiaire qui souhaite réserver. Voici les étapes à suivre dans la création de vos offres :
- Créer une offre
- Indiquer le tarif personnalisé convenu avec le bénéficiaire
- Indiquer 1 en stock pour que votre offre ne soit pas réservable par plusieurs bénéficiaires
- Envoyer le lien de l'offre au bénéficiaire afin qu'il la réserve
🚩 Pour des raisons RGPD, vous ne devez pas indiquer d'informations personnelles (nom, prénom, etc.) concernant les bénéficiaires dans le titre ou le descriptif de vos offres personnalisées.
Au besoin : Pratique artistique : comment fonctionne la prise en compte du quotient familial dans la tarification des offres ?
💡Un autre cas de figure possible est la création d'offres de participation personnalisée. En effet, si le tarif de vos abonnements de pratique artistique est plus élevé que le crédit des bénéficiaires, vous avez la possibilité de créer des offres de participation.
👉 Voici les éléments devant impérativement apparaître sur votre offre :
- Son titre doit préciser l'intitulé du cours ou de l'atelier concerné
- Son titre ou son descriptif doit indiquer le montant exact de la participation
- Dans le descriptif, le restant à charge du bénéficiaire doit être indiqué précisément, en indiquant que le reste doit être réglé sur place par un autre moyen de paiement
🚩 Pour des raisons RGPD, vous ne devez pas indiquer d'informations personnelles (nom, prénom, etc.) concernant les bénéficiaires lors de la création de vos offres personnalisées.
🚩 Les offres de bons d'achat et de coupons ne font pas partie du périmètre d'éligibilité du pass Culture. Si vous publiez des offres intitulées "Bon d'achat de 200 euros pour cours X", ces dernières seront automatiquement refusées par nos services.
Offres numériques
Vous avez la possibilité de proposer deux types d'offres numériques (en ligne) sur le pass Culture :
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Des cours et ateliers de pratiques artistiques en live sur internet : sélectionnez l'option "Un évènement numérique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Pratique artistique - livestream"
- Du contenu en ligne à disposition des bénéficiaires : sélectionnez l'option "Un bien numérique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Pratique artistique - plateforme en ligne".
🚨 Les offres de plateforme en ligne pour la pratique artistique ne sont pas sujettes au remboursement. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article suivant : Quelles sont les offres numériques éligibles au remboursement ?
Optimiser la visibilité de vos offres
👉 Voici quelques conseils qui permettront à vos offres d'être mises en avant sur le catalogue des offres de la page d'accueil pass Culture :
- Associer systématique une image à vos offres afin d'illustrer l'offre proposée
- Décrire précisément le nombre d'heures de cours dispensées dans le descriptif de vos offres
- Publier des offres distinctes si vous proposez des cours individuels et collectifs pour une mĂŞme pratique artistique
-
Renseigner les modalités de retrait de vos offres (ex. préciser qu'un formulaire d'inscription devra être préalablement rempli) et indiquer votre adresse mail en vue d'une prise de contact avec les bénéficiaires ou le lien de votre site internet.
Proposer des offres Ă destination des Ă©tablissements scolaires
👉 Les structures partenaires du dispositif, et étant référencées par les ministères de la Culture et de l'Education national, peuvent publier des offres à destination des groupes scolaires via leur espace professionnel.
👉Si vous souhaitez postuler à ce référencement, vous pouvez remplir ce formulaire. Les commissions régionales des ministères, composées d'un représentant de votre Rectorat et de votre DRAC, étudieront alors votre candidature.
🚩Pour information, à ce stade, seules sont éligibles les offres collectives sous forme de sorties et interventions : visites, spectacles, cinéma, concerts, rencontres, conférences, etc. Toute autre offre, notamment de produits culturels matériels (livres, CD, instruments de musique, etc.), n’est pas éligible.
🔎Pour davantage d'informations au sujet du volet collectif du pass Culture, n'hésitez pas à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
Ajouter vos informations bancaires
👉 Pour percevoir les remboursements de vos réservations pass Culture, voici le paramétrage à effectuer sur votre espace professionnel :
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Dépôt du compte bancaire affilié à votre structure depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière"
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Validation de votre dossier d'informations bancaires par notre Ă©quipe homologation
- Rattachement de votre structure à votre compte bancaire depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière"
🚨 Attention, cette dernière étape est impérative afin de percevoir les remboursements de vos réservations.
👉 De manière générale, la SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois. La page "Gestion financière" de votre espace pro est mise à jour automatiquement à chaque virement.
🔎 Pour davantage d'informations, n'hésitez pas à consulter les articles suivants :
- Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
-
Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
Gérer et suivre vos réservations
Gérer vos réservations
👉 Offres physiques
Dans le cas de la vente d'abonnement de pratique artistique (offres non datées), considérées comme des offres physiques, un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
🚩 Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pouvez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
🔎 La validation du code de réservation doit se faire lors du passage du jeune en caisse. Une fois ce code validé, il n'est plus nécessaire de le renseigner dans votre Guichet à chaque venue des bénéficiaires.
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres de stages ou ateliers, la contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre Guichet une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡 La validation manuelle des contremarques dans le cadre d'événements n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h à 72h après la date de votre événement.
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.
👉 Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Articles connexes :
Comment publier une offre physique ?
Comment publier une offre d'événement ?
Quelles modalités de retrait indiquer pour ma structure ?
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :