💡Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
đź’ˇWebinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Eligibilité de vos offres de pratique artistique
💡Les offres proposées sur l’application du pass Culture doivent être en adéquation avec le solde mis à disposition des bénéficiaires du dispositif comme l'indiquent nos Conditions Générales d'Utilisation à l'article "5.3.6 Prix des Offres".
Pour rappel, les jeunes de 15 ans disposent d'un crédit de 20 euros, et les jeunes de 16 ans et 17 ans avec un crédit de 30 euros chacun. Seuls les jeunes de 18 ans bénéficient d'une enveloppe de 300 euros.
🔎 Vos offres peuvent passer par un circuit de validation de 72h : elles apparaîtront alors sous le statut "en attente" avant d'être automatiquement publiées ou refusées selon ces critères d'éligibilité.
Le tarif de vos ateliers est plus élevé que le crédit des bénéficiaires
🫱 Vous pouvez proposer des tarifs propres à ces utilisateurs pour qu'ils puissent payer une partie de votre offre via le pass Culture, en créant des offres de participation ou des offres de cours à la carte en respectant certaines modalités.
💡Le détail de la création d'offres personnalisées est indiqué plus bas dans cet article.
🚩 Les offres de bons d'achat et de coupons ne font pas partie du périmètre d'éligibilité du pass Culture. Si vous publiez des offres intitulées "Bon d'achat de 200 euros pour cours X", ces dernières seront automatiquement refusées par nos services.
Le tarif de vos ateliers est déterminé par un quotient familial
💡 Si vos activités payantes ont un tarif déterminé par quotient familial, nous vous invitons à créer une offre spécifique pour chaque bénéficiaire.
Toute la démarche est expliquée dans cet article : Pratique artistique : comment fonctionne la prise en compte du quotient familial dans la tarification des offres ?
Publier vos offres de pratique artistique
💡Le choix de la catégorie et sous-catégorie de vos offres va déterminer les modalités de remboursement associées à celles-ci. Une fois votre offre publiée, ces informations ne sont plus modifiables.
Plus d'informations sont accessibles dans cet article : Quelle catégorie et sous-catégorie choisir pour vos offres ?
Offres personnalisées
💡 Si le quotient familial s'applique à la tarification de vos offres ou qu'il s'agisse d'offres personnalisées adaptées au crédit restant des bénéficiaires, merci de respecter ces différentes étapes lors de la création de votre offre.
- Créer une offre (d'abonnement ou de stage/atelier) ;
- Indiquer le tarif personnalisé convenu avec le bénéficiaire ;
- Indiquer 1 en stock pour qu'elle ne soit pas réservable par plusieurs bénéficiaires ;
- Envoyer le lien de l'offre au bénéficiaire afin qu'il la réserve. Il pourra vous fournir ensuite son code de contremarque afin que vous validiez sa réservation dans l'onglet "Guichet" de votre espace pro.
👉 Voici les éléments devant impérativement apparaître sur votre offre :
- Son titre doit préciser l'intitulé du cours ou de l'atelier concerné ;
- Son titre doit indiquer le montant exact de la participation ;
- Dans les informations pratiques, le restant à charge du bénéficiaire doit être indiqué précisément, en précisant qu'il devra être réglé sur place par un autre moyen de paiement.
🚩 Pour des raisons RGPD, vous ne devez pas indiquer d'informations personnelles (nom, prénom, etc.) concernant les bénéficiaires lors de la création de vos offres personnalisées.
Abonnements et cours Ă la carte
🔎 Afin de proposer vos cours de pratique artistique sous forme d'abonnement (annuel, trimestriel...) ou à la carte (exemple : 10 cours valables pour X activité), vous devez créer des offres de "bien physique" (non datées) : Comment publier une offre physique ?
👉 Pour proposer vos offres d'abonnement, vous devez, lors de la création de votre offre :
1. Catégorie et sous-catégorie
- Sélectionnez la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Abonnement pratique artistique".
2. Descriptif de votre offre et informations de retrait
- Dans le descriptif de votre offre, nous vous conseillons d'indiquer les dates de validité de l'abonnement (jours, date de début et fin des cours), ainsi que les modalités du cours.
- Vous pouvez aussi indiquer une adresse de contact si les jeunes bénéficiaires souhaitent plus d'information, ou un lien renvoyant vers votre carte de cours.
3. Rubrique "Stock & Prix"
- Dans cette rubrique, ajoutez le prix, la date limite de réservation de votre offre d'abonnement ainsi que la quantité disponible.
💡 Pour rappel, les offres d'abonnements/cours de pratique artistique peuvent être proposées aux bénéficiaires de 15 à 20 ans. Vous pouvez ainsi tout à fait créer des offres personnalisées à moins de 20 ou 30 euros dont le paiement devra être complété.
Ateliers et stages
🔎 Afin de proposer des ateliers, stages ou séances d'essai de pratique artistique, vous devez créer des offres d'"évènement physique" (datées) : Comment publier une offre d'événement ?
👉 Pour proposer vos offres de stages et/ou d'ateliers, vous devez, lors de la création de votre offre :
1. Catégorie et sous-catégorie
- Sélectionnez la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Atelier, stage de pratique artistique".
2. Descriptif de votre offre et informations de retrait
- Dans le descriptif de votre offre, indiquez la date de début et de fin de votre stage/atelier si ce dernier dure plus d'une journée.
3. Indiquer les tarifs, dates et capacités
- Dans la rubrique "Tarifs", ajoutez le prix et la date limite de réservation de votre offre ;
- Dans la rubrique "Dates & Capacités", indiquez la date de début de votre atelier ou stage.
🚩Pour les offres de stage ou d'atelier datées, vous n'avez pas la possibilité de sélectionner une période mais simplement la date de début de votre événement. Aussi, indiquez bien tous ces éléments dans le descriptif de l'offre.
Séances d'essai / Offres découverte
💡 Afin de fidéliser les bénéficiaires et de visibiliser votre établissement et vos offres, il est recommandé de créer, parallèlement à vos offres d'abonnements et/ou de stages, des offres de séances d'essai gratuites.
🔎Toutes les informations sur la création de ce type d'offre sont accessible dans cet article : Pratique artistique : pourquoi et comment proposer des offres découverte ?
Offres numériques
Vous avez la possibilité de proposer deux types d'offres numériques (en ligne) sur le pass Culture :
-
Des cours et ateliers de pratiques artistiques en live sur internet : sélectionnez l'option "Un évènement numérique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Pratique artistique - livestream"
- Du contenu en ligne à disposition des bénéficiaires : sélectionnez l'option "Un bien numérique" puis la catégorie "Pratique artistique" et la sous-catégorie "Pratique artistique - plateforme en ligne".
🚨 Les offres de plateforme en ligne pour la pratique artistique ne sont pas sujettes au remboursement. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article suivant : Quelles sont les offres numériques éligibles au remboursement ?
Publier vos offres Ă destination des Ă©tablissements scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres dites collectives via le pass Culture, vous pouvez alors mettre en place des offres, si elles sont éligibles, à destination des groupes scolaires (bords de plateaux, pratique artistique, spectacles...).
Si votre structure n'est pas déjà référencée, vous pouvez remplir ce questionnaire afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature.
đźš© A ce stade, seules les propositions de stages et d'ateliers sont Ă©ligibles Ă l'offre collective.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons Ă consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture Ă destination des groupes scolaires
Optimiser la visibilité de vos offres sur le pass Culture
👉 Voici quelques conseils qui permettront à vos offres d'être mises en avant sur le catalogue des offres de la page d'accueil pass Culture :
- Mettre systématiquement un visuel à vos offres qui permette d'illustrer l'offre proposée ;
- Mettre des visuels différents sur chaque offre ;
- Décrire précisément le nombre d'heures de cours dispensées dans le descriptif de vos offres ;
- Publier des offres distinctes si vous proposez des cours individuels et collectifs pour une mĂŞme pratique artistique ;
- Renseigner les modalités de retrait de vos offres (ex. préciser qu'un formulaire d'inscription devra être préalablement rempli) et indiquer votre adresse mail en vue d'une prise de contact avec les bénéficiaires ou le lien de votre site internet.
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants :
👉 Offres physiques
Dans le cas de la vente d'abonnements à une pratique artistique (offre non datée), considérées comme des offres physiques, un code de contremarque est généré lors de la réservation des bénéficiaires. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour se rendre dans votre structure, faire valider son code et récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
🚩Sans validation de cette contremarque dans votre Guichet pass Culture, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres de stages ou ateliers, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification de la réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque dans le Guichet de votre espace pro une fois que le bénéficiaire ne peut plus annuler sa réservation, soit 48h après sa réservation.
Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡La validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 72h après la date de votre événement.
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.
Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier.
🔍 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Suivi de vos remboursements
👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
👉 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Depuis l'onglet "Gestion financière - Justificatifs" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux documents pour consulter la liste de vos remboursements et assurer votre comptabilité :
- "Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée par virement, compte bancaire et période.
- "Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par virement, compte bancaire et période.
Articles connexes :
Comment publier une offre physique ?
Comment publier une offre d'événement ?
Quelles modalités de retrait indiquer pour ma structure ?
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :