[Acteurs Culturels] Librairies : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ? – pass Culture

💡 Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)

💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires

Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.

Inscrivez vous dès à présent à une des prochaines sessions en cliquant sur ce lien

Publication de vos offres

👉 En tant que librairie, deux possibilités s'offrent à vous :

Publier manuellement vos offres si votre catalogue n'est pas synchronisé avec un gestionnaire de stock ou qu'un jeune vous en fait la demande : Comment publier une offre physique ?
Synchroniser automatiquement vos stocks : Comment synchroniser vos offres et mes stocks sur votre espace pass Culture ?

💡 Si un bénéficiaire vous demande en direct un livre qui n'est pas encore dans l'application :

Créer manuellement une offre.
Renseigner uniquement les informations nécessaires, sans image, ni descriptif.
Indiquer 1 en stock.
Pour faciliter la recherche de cette offre, le jeune peut activer la géolocalisation de son application (sur téléphone) et appliquer des filtres de recherche.

📢 Dans le cas d'une synchronisation automatique :

La remontée de vos stocks s'effectue toutes les heures.
C’est le stock réel qui apparait sur l’application.
Les offres non éligibles ne remontent pas sur l'application.
Certaines bases de données de livres étrangers ne sont pas remontées automatiquement par le pass Culture.

Eligibilité de vos offres

Offres individuelles

🚩 Pour plus d'informations au sujet de l'éligibilité de vos offres, nous vous invitons à consulter cet article dédié : Quels sont les livres éligibles au pass Culture ?

🔎 Les lots de livres sont autorisés pour un montant maximum de 70 euros.

Chaque lot doit indiquer précisément dans sa description les titres concernés.
Aucune offre ne doit être nominative (ne pas mentionner le nom du jeune) pour des raisons RGPD.

Publier vos offres à destination des établissements scolaires

👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres dites collectives via le pass Culture, vous pouvez alors mettre en place des offres (visite de la librairie, rencontre d'auteur...).

🚩 A ce stade, seules les rencontres et visites de librairies sont éligibles à l'offre collective. L'achat de livres par cette enveloppe n'est pas éligible.

Si votre structure n'est pas déjà référencée, vous pouvez remplir ce questionnaire afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature.

🔎 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires

Gestion et suivi des réservations

Gérer vos réservations

💡 Dans le cas de la vente de livres, considérés comme des offres physiques, un code de contremarque est généré. Une fois cette contremarque reçue, le bénéficiaire dispose de 10 jours pour se rendre en magasin afin de récupérer son bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.

Sans validation de cette contremarque dans votre guichet pass Culture, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.

📢 La validation des codes de contremarque peut s'effectuer de deux manières différentes :

Via l'onglet "Guichet" de votre espace professionnel. Il vous suffit ainsi de renseigner le code transmis pas le jeune puis de cliquer sur "Valider la contremarque".
🚩 Attention à ne pas double-cliquer au moment de la validation d'une contremarque au risque de l'invalider.

En scannant le QR code lié aux réservations, grâce à une douchette configurée avec votre logiciel de caisse. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, vous pouvez contacter votre partenaire technique.
💡 Pensez à demander à votre gestionnaire de caisse d'ajouter un mode de paiement pass Culture pour pouvoir encaisser le livre et le déstocker lors de la venue du bénéficiaire.

📢 Que la validation passe par le Guichet ou via une douchette, il est impératif d'effectuer une vérification de la carte d'identité du jeune ayant effectué la réservation ; ce dernier étant le seul autorisé à récupérer son bien.

🚩 La validation de la contremarque ne doit s'effectuer qu'une fois le bien remis en mains propres du bénéficiaire, afin de prévenir d'éventuelles ruptures de stock.

🔎 Pour en savoir davantage sur les modalités de réservation, vous pouvez consulter ces articles :

Effectuer le suivi de vos réservations

💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.

Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier.

👉 Pour plus d'informations sur le suivi de vos réservations, vous pouvez consulter l'article de FAQ suivant : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?

Suivi de vos remboursements

👉 La SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois.

La page "Gestion financière" de votre espace pro pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.

👉 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :

Sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
Sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?

👉 Depuis la section "Justificatifs" de l'onglet "Gestion financière" de votre espace professionnel, deux documents vous permettent de consulter la liste de vos remboursements et d'assurer votre comptabilité :

"Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée, filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.
"Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par numéro de virement, compte bancaire et période.