💡 Si vous n'êtes pas déjà inscrit sur le pass Culture ou que vous avez besoin d'accompagnement dans le paramétrage de votre espace professionnel, nous vous invitons à consulter l'article suivant : S'inscrire et comprendre le fonctionnement du pass Culture (éligibilité, création d'offres, gestion des réservations, remboursements, etc.)
đź’ˇWebinaire d'information et d'accueil
Un jeudi sur deux, de 14h à 15h30, se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Synchroniser vos stocks et vos offres
🔎Vous avez la possibilité de synchroniser votre catalogue d'offre avec les partenaires techniques du pass Culture : Librisoft, Titelive Stocks, Praxiel,etc. Vous trouverez la liste exhaustive sur cette page dédiée. :
👉Nous vous recommandons également de consulter l'article suivant afin de mettre en place votre synchronisation pass Culture : Comment synchroniser votre structure pass Culture avec un partenaire technique ?
Si votre partenaire technique ne fait pas partie de cette liste mais que vous souhaitez qu'il propose cette option, nous vous invitons Ă le contacter en lui transmettant cette documentation.
🔎 Dans le cas d'une synchronisation automatique :
- La remontée de vos stocks s'effectue toutes les heures ;
- C’est le stock réel qui apparait sur l’application ;
- Les offres non Ă©ligibles ne remontent pas sur l'application ;
- Certaines bases de données de livres étrangers ne sont pas remontées automatiquement par le pass Culture.
Publier manuellement vos offres de livres
👉 Si votre stock n'est pas synchronisé avec un partenaire technique du pass Culture, vous devez créer des offres de biens physiques pour chacun de vos ouvrages : Comment publier une offre physique ?
💡 Si un bénéficiaire vous demande en direct un livre qui n'a pas d'offre associée créée sur votre catalogue pass Culture, vous pouvez :
- Créer manuellement une offre ;
- Renseigner uniquement les informations nécessaires, sans image, ni descriptif ;
- Indiquer 1 en stock ;
-
Pour faciliter la recherche de cette offre, le jeune peut activer la géolocalisation de son application (sur téléphone) et appliquer des filtres de recherche.
🚩Pour des raisons RGPD, il ne faut jamais indiquer le nom / prénom du bénéficiaire dans votre offre.
Eligibilité de vos offres
💡Certaines références de livres ne sont pas éligibles au pass Culture. Pour plus d'informations au sujet de l'éligibilité de vos offres, nous vous invitons à consulter cet article dédié : Quels sont les livres éligibles au pass Culture ?
🔎 Les lots de livres sont autorisés pour un montant maximum de 70 euros.
- Chaque lot doit indiquer précisément dans sa description les titres concernés ;
- Aucune offre ne doit ĂŞtre nominative (ne pas mentionner le nom du jeune) pour des raisons RGPD.
Proposer des offres Ă destination des groupes scolaires
👉Si votre structure est référencée par les ministères de la Culture et de l'Education nationale fin de proposer des offres collectives via le pass Culture, vous pouvez alors proposer des offres à destination des groupes scolaire.
🚩 A ce stade, seules les offres événementielles de type rencontre, atelier, conférence sont éligibles à l'offre collective du pass Culture (visite librairie, rencontre et masterclass d'auteur...etc.). L'achat de livres via ce volet n'est pas éligible.
👉 Si votre structure n'est pas référencée et que vous souhaitez postuler à ce référencement, vous pouvez remplir ce formulaire. Les commissions régionales des ministères, composées d'un représentant de votre Rectorat et de votre DRAC, étudieront alors votre candidature.
🔎Pour davantage d'informations, n'hésitez pas à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
Ajouter vos informations bancaires
👉 Pour percevoir les remboursements de vos réservations pass Culture, voici le paramétrage à effectuer sur votre espace professionnel :
-
Dépôt du compte bancaire affilié à votre structure depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière"
-
Validation de votre dossier d'informations bancaires par notre Ă©quipe homologation
- Rattachement de votre structure à votre compte bancaire depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière"
🚨 Attention, cette dernière étape est impérative afin de percevoir les remboursements de vos réservations.
👉 De manière générale, la SAS pass Culture émet un virement toutes les 2 à 3 semaines environ, à l’ensemble des partenaires culturels. Ce remboursement concerne toutes les réservations validées lors de la précédente quinzaine du mois. Nous remboursons en un virement toutes les réservations validées entre le 1ᵉʳ et le 15 du mois, et lors d’un second toutes celles validées entre le 16 et le 31 du mois. La page "Gestion financière" de votre espace pro est mise à jour automatiquement à chaque virement.
🔎 Pour davantage d'informations, n'hésitez pas à consulter les articles suivants :
- Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
-
Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
Gérer et suivre vos réservations
Gérer vos réservations
👉 Dans le cas de la réservation de biens physiques (tels que les livres), un code de contremarque est généré sur l'application des bénéficiaires. Les bénéficiaires disposent alors de 10 jours pour se rendre dans votre structure afin de récupérer leur bien. Passé ce délai, la réservation est automatiquement annulée.
💡Sans validation de cette contremarque, aucun remboursement ne pourra être effectué pour la réservation associée.
👉 La validation des codes de contremarque peut s'effectuer de deux manières :
- Via l'onglet "Guichet" de votre espace professionnel. Il vous suffit ainsi de renseigner le code transmis pas le jeune puis de cliquer sur "Valider la contremarque".
đźš© Attention Ă ne pas double-cliquer au moment de la validation d'une contremarque au risque de l'invalider.
- En scannant le QR code lié aux réservations, grâce à une douchette configurée avec votre logiciel de caisse. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, vous pouvez contacter votre partenaire technique.
💡 Pensez à demander à votre gestionnaire de caisse d'ajouter un mode de paiement pass Culture pour pouvoir encaisser le livre et le déstocker lors de la venue du bénéficiaire.
📢 Que la validation passe par le Guichet ou via une douchette, il est impératif d'effectuer une vérification de la carte d'identité du jeune ayant effectué la réservation ; ce dernier étant le seul autorisé à récupérer son bien.
🚩 La validation de la contremarque ne doit s'effectuer qu'une fois le bien remis en mains propres du bénéficiaire, afin de prévenir d'éventuelles ruptures de stock.
🔎 Pour en savoir davantage sur les modalités de réservation, vous pouvez consulter ces articles :
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 À chaque réservation effectuée par un bénéficiaire, vous recevez un mail de notification de réservation qui mentionne le nom, le prénom, l'adresse mail du bénéficiaire ainsi que le code de contremarque à 6 chiffres et lettres associé à sa réservation.
👉 Vous pouvez également suivre vos réservations en direct depuis l'onglet "Réservations" de votre espace professionnel ou à l'échelle de chacune de vos offres, depuis le sous-onglet "Réservations" accessible depuis la page de chaque offre en particulier : Comment effectuer le suivi de vos réservations individuelles ?
Articles connexes :
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :