🌍Avant toute création d'un compte professionnel en tant qu'équipement/ service dépendant d'une collectivité, merci de contacter au préalable la personne chargée de déploiement du pass Culture de votre région.
👉Votre référent pass Culture vous accompagnera dans le paramétrage très spécifique de votre espace pro pass Culture en tant que collectivité, au niveau de vos informations administratives et financières, afin d'éviter toute erreur.
- Retrouvez ici la liste et les coordonnées des référents territoriaux
💡Webinaire d'information et d'accueil des nouveaux partenaires
Tous les jeudis de 14h à 15h se déroule un webinaire d'information et d'accueil des partenaires du pass Culture. Ce webinaire animé par nos équipes de chargés de développement a pour objectif de vous présenter le fonctionnement du pass Culture et de vous accompagner au mieux dans vos premiers pas sur le dispositif.
Inscription
Inscription au pass Culture pro
⚠️ Avant de vous inscrire, merci de vérifier si votre collectivité dispose déjà d'un compte structure sur le pass Culture.
CAS 1 : votre collectivité n'est pas encore inscrite et n'a pas de compte sur le pass Culture
👉 Merci de suivre les indications de cet article pour la démarche générale d'inscription : Comment créer un compte professionnel sur le pass Culture ?
🚩 Vous devez créer votre compte pro pass Culture en indiquant dans le formulaire d'inscription le numéro de SIRET de votre collectivité, puis les informations concernant l'équipement que vous représentez.
🔎Vous pourrez ensuite créer manuellement depuis votre espace pro autant de lieux que vous souhaitez en les rattachant au SIRET de votre collectivité, dans le cas où le SIRET de celle-ci serait partagé avec plusieurs équipements. Vous pourrez alors créer vos offres sur ces lieux et y ajouter des coordonnées bancaires propres.
CAS 2 : votre collectivité est déjà inscrite sur le pass Culture et vous êtes un lieu municipal relié à celle-ci
👉 Merci de suivre les indications de cet article : Comment créer un compte professionnel sur le pass Culture ?
🚩 Nous vous invitons à prendre attache avec la personne en charge du pass Culture au sein de votre collectivité afin de lui faire part de votre projet, ainsi qu'à prendre contact avec la personne en charge du pass Culture pour votre territoire.
Une fois le contact pris avec ces deux personnes, vous pourrez vous inscrire avec votre propre compte administrateur afin d'ajouter votre équipement et vos offres au compte pass Culture déjà existant de votre collectivité. Vous devrez renseigner le SIRET de votre équipement lors de votre inscription.
Paramétrage des lieux et de vos informations bancaires
Paramétrage de vos lieux/équipements
💡Un lieu sur le pass Culture correspond à l'établissement physique au sein duquel sont proposées vos offres à destination des bénéficiaires du pass Culture. Ces lieux vous permettent de géolocaliser vos offres.
👉Les lieux se sont soit ajoutés automatiquement sur l'espace pro de votre collectivité lors de la création de votre compte, soit créés manuellement par vos soins depuis votre espace pro pass Culture, en cliquant sur le bouton "Ajouter un lieu".
Si besoin, vous pouvez ajouter de nouveaux lieux en suivant les indications de cet article : Comment ajouter de nouveaux lieux et les paramétrer ?
👉 Vous pouvez vous rendre sur vos différentes fiches lieux en cliquant sur les rubriques "pages dans l'application" et "page sur Adage" depuis le menu latéral de gauche.
Paramétrage de vos informations bancaires
🔎Pour pouvoir être remboursé de vos réservations pass Culture en tant que Collectivité, vous devez suivre ces deux étapes depuis la section "Informations bancaires" de l'onglet "Gestion financière" de votre espace pro.
- Déposez un compte bancaire correspondant à l'une des régies de votre collectivités ;
- Une fois votre compte bancaire validé, reliez vos différents lieux à ces coordonnées bancaires.
🚨 Attention, cette deuxième étape est obligatoire si vous souhaitez percevoir les remboursements de vos réservations.
💡Les détails de cette manipulation sont expliqués dans cet article : Comment déposer ou modifier vos informations bancaires sur Démarches Simplifiées
Votre collectivité dispose de plusieurs régies ou comptes DFT
📢 Si plusieurs de vos lieux sont rattachés à un même compte bancaire et dépendent d’une même régie de recette (ou compte DFT) : votre justificatif de remboursement sera au nom de l'intitulé de compte bancaire déterminé par la personne l'ayant déposé.
💡 Tous les justificatifs de remboursement porteront en tête du justificatif le nom de la structure juridique et son SIREN/SIRET, en plus du nom de l'intitulé du compte bancaire.
Aussi, si vous souhaitez obtenir des justificatifs de remboursement au nom de chaque régie, regroupant tous les lieux dépendant d’un même compte bancaire :
- Ajoutez autant de comptes bancaires que de régies de recette correspondant à votre collectivité ;
- Rattachez chacun de vos lieux au compte bancaire correspondant à la régie auquel il est affilié.
✨ Bonne pratique
Intitulez votre premier compte bancaire "Commune de XXX - Régie Spectacles" et le second "Commune de XXX - Régie Musée", afin que cela soit bien clair pour chaque équipement.
Si vous souhaitez modifier l'intitulé de votre compte bancaire a posteriori, merci de contacter le support pro à l'adresse support-pro@passculture.app
Votre lieu utilise plusieurs comptes bancaires en fonction des activités proposées
👉 Si un même lieu doit utiliser deux comptes bancaires différents pour les remboursements de ses offres collectives et individuelles, il faut créer deux lieux distincts. Chacun des lieux doit être nommés selon l'activité proposée afin de faciliter la gestion de votre espace pro.
Exemple : "Musée de la Marine” pour l’individuel (qui apparaîtra sur l'application) et “Musée de la Marine - Scolaire”. Il faudra ensuite rattacher chacun des lieux au compte bancaire qu’il souhaite pour le remboursement des réservations.
Création de vos offres individuelles
💡Le choix de la catégorie et sous-catégorie de vos offres va déterminer les modalités de remboursement associées à celles-ci. Une fois votre offre publiée, ces informations ne sont plus modifiables.
Plus d'informations sont accessibles dans cet article : Quelle catégorie et sous-catégorie choisir pour vos offres ?
Publier vos offres de cinéma
🎥 En tant que Cinéma, vous avez la possibilité d'importer vos séances directement depuis Allociné, ou d'autres partenaires techniques : Cinéma : comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
Publier vos offres de spectacle vivant et festival
🎭Si vous souhaitez publier vos offres de spectacle, concert, festival : Spectacle Vivant : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
Publier vos offres de médiathèque
📚 Pour proposer des offres d'abonnements ou d'actions culturelles dans les médiathèques : Bibliothèque/Médiathèque - comment proposer des offres sur le pass Culture ?
Publier vos offres de musée
🎨 Les musées municipaux peuvent aussi proposer leurs offres sur le pass Culture : Musée / Galerie / Centre d'art : Comment proposer vos offres sur le pass Culture ?
Publier vos offres à destination des établissements scolaires
👉 Si votre structure est référencée par les ministères afin de proposer des offres dites collectives via le pass Culture, vous pouvez alors mettre en place des offres, si elles sont éligibles, à destination des groupes scolaires.
🚩 Les propositions peuvent se faire dans votre lieu, hors les murs ou dans l'établissement scolaire.
Si votre structure n'est pas déjà référencée, vous pouvez remplir ce questionnaire afin que les Ministères de la Culture et de l'Éducation Nationale puissent étudier votre candidature.
🔎 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les offres scolaires et le pass Culture, nous vous invitons à consulter la collection d'articles suivante : Le pass Culture à destination des groupes scolaires
📢 Une fois validé, le référencement ADAGE s'applique à l'ensemble des lieux de votre structure (avec et sans SIRET), malgré le fait qu'une seule demande ait été déposée à l'échelle de votre structure.
Gestion et suivi des réservations
Gérer vos réservations
🚩 La gestion de vos réservations diffère en fonction de la typologie d'offres concernée. Pour retrouver le détail de ces modalités, vous pouvez consulter les articles suivants:
💡 Si vous disposez du matériel requis, sachez que vous avez également la possibilité, en tant que librairie, cinéma ou musée, de scanner les QR codes des bénéficiaires lors de leur passage en caisse en vous rapprochant de votre logiciel de stock/billetterie.
👉 Offres physiques
Lorsque des bénéficiaires effectuent des réservations pour des biens physiques dans votre structure, cela génère un code de contremarque. Une fois cette contremarque reçue, l'utilisateur dispose de 30 jours pour aller chercher sa réservation (10 jours dans le cas d'une offre de livre) et vous présenter sa contremarque en échange du bien. Passé ce délai, sa réservation est automatiquement annulée.
🚩 Sans validation d’une contremarque à votre guichet, vous ne pourrez pas être remboursé pour les réservations effectuées dans votre structure.
👉 Offres d'événements
Dans le cas de réservations pour des offres d'événements, le code de contremarque apparaît dans le mail de notification d’une réservation. Vous avez la possibilité de valider manuellement la contremarque à votre guichet une fois que le jeune ne peut plus annuler sa réservation soit 48h après sa réservation.
💡 Si le jeune a réservé votre offre moins de 48h avant la date de l'événement, sa réservation n'est plus annulable. Vous pouvez directement valider sa contremarque depuis votre guichet.
💡La validation manuelle des contremarques, dans le cadre d'événements, n'est pas obligatoire. En effet, toutes les réservations non validées le sont automatiquement 48h après la date de votre événement.
Effectuer le suivi de vos réservations
💡 Lorsque l'une de vos offres est réservée, vous en êtes notifié par mail. Sachez que vous avez parallèlement la possibilité d’effectuer le suivi de vos réservations depuis l'onglet Réservations de votre espace professionnel pass Culture ou à l'échelle de chacune de vos offres, grâce au sous-onglet Réservations.
🔎 Cet article vous permet de maîtriser en détail le suivi des Réservations de votre espace professionnel : Comment effectuer le suivi de ses réservations ?
Suivi de vos remboursements
👉 Les remboursements s'effectuent environ toutes les deux à trois semaines rétroactivement suite à la validation d'une contremarque dans le guichet ou à la validation automatique des contremarques d'évènements. La page "Gestion financière" de votre espace professionnel pass Culture est mise à jour automatiquement à chaque virement.
👉 Vous trouverez dans les articles de FAQ suivants toutes les informations :
- sur les barèmes de remboursement : Comment déterminer ses modalités de remboursement ?
- sur la manière de télécharger vos justificatifs et consulter le plus efficacement les informations liées au suivi de vos remboursements : Comment accéder à la liste de mes remboursements ?
👉 Depuis l'onglet "Gestion financière - Justificatifs" de votre espace professionnel, vous pouvez accéder à deux documents pour consulter la liste de vos remboursements et assurer votre comptabilité :
- "Justificatif comptable" : document justifiant de la somme versée par virement, compte bancaire et période.
- "Détails des réservations" : document .CSV justifiant des réservations remboursées par offres, filtré par virement, compte bancaire et période.
Articles connexes :
Comment publier une offre physique ?
Comment publier une offre d'événement ?
Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à écrire au support :